Kohdeyrityksen palkanlaskentaprosessin kehittäminen

Abstract

Työn toimeksiantajana toimi suomalainen tilitoimisto, jolla on toimintaa usealla paikkakunnalla ympäri Suomea. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää tilitoimiston asiakkaan eli kohdeyrityksen palkanlaskentaprosessia. Tutkimuksen avulla haluttiin selvittää palkanlaskentaprosessin ongelmakohdat ja etsiä näille kehitysehdotukset. Palkanlaskentaprosessin kehittämisen avulla haluttiin vähentää palkanlaskennan virheiden määrää kehittämällä ongelmakohtia.

Tietoperustan aluksi perehdytään prosessin peruskäsitteisin. Tämän jälkeen jatketaan prosessiteoriaan perehtymistä ja lisäksi esitellään kohdeyrityksen palkanlaskennassa käytetyt työehtosopimukset eli kaupan alan ja ICT-alan työehtosopimukset. Tämän jälkeen perehdytään prosessin kehittämiseen ja työn loppuun on kuvattu palkanlaskentaprosessin kehittäminen Susan Pagen mallin avulla. Opinnäytetyö noudattaa vetoketju-mallia, eli tietoperusta ja empiirinen osa kulkevat yhdessä koko opinnäytetyön ajan. Empiirisessä osassa esitellään palkanlaskentaprosessi tietoperustan avulla ja lopuksi esitellään kehitysehdotukset.

Opinnäytetyön tutkimuksen toteutuksessa käytettiin laadullista eli kvalitatiivista menetelmää. Menetelminä käytettiin haastatteluja ja osallistuvaa havainnointia. Tutkimusta varten haastateltiin kolmea kohdeyrityksen palkanlaskijaa sekä tutkimuksen tekijä laski itse kohdeyrityksen palkkoja. Haastattelut tehtiin puolistrukturoituina haastatteluina.

Haastattelun ja osallistuvan havainnoinnin avulla löydettiin useita ongelmakohtia prosessille. Näitä olivat sisäinen tiedonkulku, tarkistusvaihe, laskentaohjeet, palkanlaskennassa käytetyt tsekkarit eli tarkistuslistat sekä manuaalinen työ. Jokaiselle ongelmakohdalle löydettiin kehitysehdotukset, joiden toteutuessa palkanlaskennan virheiden määrän tulisi vähentyä.

The commissioner was Finnish accounting company which has offices across the country. The aim of this thesis was to develop the target company’s payroll process. The target company is the accounting company’s customer. With the help of this study the purpose was to clarify the parts of the process which cause problems and to find improvements. The aim is to reduce the mistakes of the process with the help of process improving.

The information basis first deals with the basic terms of the process. After this the information basis familiarizes the process theory and the collective agreements used in the payroll process. The information basis also deals with process improving. Lastly, improving the payroll process is represented with the help of Susan Page’s model. The thesis follows the zipper model which means that the information basis and the empirical part are tied together throughout the thesis. The empirical part introduces the payroll process and the process improvements are described in the end.

Research was carried out with a qualitative method. The methods that were used were interviews and participant observation. Three payroll clerks were interviewed for the study. In addition, the author of the thesis is a payroll clerk and works with the target company. The interviews were conducted over semi-structured interviews.

With the help of interviews and participant observation the problematic parts of the process were found. These parts were internal communication, the inspection phase, the instructions, the check lists and also the manual work. The improvements were found for all the problematic parts. With the help of the improvements the mistakes of the process should reduce.