Tietohallinnon tehtävät ja tavoitteet uuden toimipisteen käyttöönotossa

Abstract

Uuden yrityskaupan kautta hankitun toimipisteen käyttöönotto on monivaiheinen projekti, joka vaatii tietohallinnolta mukautumista erilaisiin tilanteisiin sekä hyvää ongelmanratkaisutaitoa varmasti vastaan tulevien pulmien kanssa. Nopeasti ajateltuna käyttöönotto voi tun-tua yksinkertaisesta ja helpolta projektilta, mutta käytännössä se ei sitä ole, vaikka rutiini auttaakin asiaa.

Yksinkertaisesti jaoteltuna käyttöönottoprojekti muodostuu kolmesta vaiheesta, jotka sisältävät useita tärkeitä tehtäviä. Käyttöönottoprojekti alkaa ennakoivalla vaiheella, jossa tarkoituksena on varmistaa, että tarvittavat palvelut, kuten dataverkko saadaan toimipisteeseen mahdollisimman pian, sekä se, että potilastiedot saadaan siirrettyä mahdollisuuksien mukaan vanhasta järjestelmästä uuteen. Toisessa vaiheessa tapahtuu varsinainen käyttöönotto eli laitteiden ja järjestelmien vaihto sekä lähiverkon liittäminen osaksi organisaation muuta verkkoa. Projektin jaottelussa kolmas vaihe on käyttäjien tukeminen uusien järjestelmien, laitteiden sekä toimintatapojen kanssa ja projektin päättäminen.

Teorian tueksi tarvitaan myös käytännön näkökulma. Käytännön näkökulma projektiin saadaan läpikäymällä oikeaa käyttöönottoprojektia, joka tässä tapauksessa on Koskikeskuksen käyttöönotto keväältä 2013. Oikean käyttöönoton käsitteleminen auttaa ymmärtämään myös sitä, että projekti aina ja hyvin useinkaan mene juuri niin kuin sen teoriassa pitäisi mennä. On aivan yhtä monta erilaista järjestelmä ratkaisua kuin on kilpailevia yrityksiä ja vastaanottojakin olemassa.

Integration of a new clinic that has been acquired through buying another business is a multi-phase project which requires ability to comply in different situations as well as good skills in troubleshooting with problems that will be faced during the project. Integration might seem a simple and easygoing project but in practice it is not, even if routine dose make things easier.

An integration project can be divided into three phases which all include several important tasks. In the first phase IT-administration makes sure that the required services will be available as soon as possible. Those services include data network and conversion of the patient database when possible. The second phase is the actual integration phase were the equipment such as servers and computers will be replaced and the whole new system will get in full operational state. At this stage the local area network will be connected to the organization’s wide area network. The third phase is basically supporting users with the new systems, equipment, and procedures and ending the project.

To support the theory of the integration one also needs a practical aspect. The practical aspect of the project was acquired by looking over a real integration project. In this case, the integration of Koskikeskus Tampere in spring 2013. Dealing with an actual integration project helps to understand that often the project does not go as it should in theory. There are as many system solutions as there are competitive businesses and clinics.