HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA LUOVUTTAMINEN MAANMITTAUSLAITOKSESSA

Abstract

Opinnäytetyössä on tutkittu henkilötietojen käsittelyyn ja luovuttamiseen liittyviä määräyksiä maanmittauslaitoksen asiakaspalvelun näkökulmasta. Keskeisimpiä käsitteitä opinnäytetyössä ovat julkisuusperiaate, asiakirjajulkisuus ja yksityisyyden suoja. Työn toimeksiantaja on Pohjois-Pohjanmaan maanmittaustoimisto. Opinnäytetyössä on tutkittu viranomaisen toiminnan julkisuutta, tarkasteltu henkilötietolain turvaamaa yksityisyyden suojaa ja pyritty selventämään sitä, millaisia asioita on huomioitava henkilötietoja käsitellessä ja luovuttaessa. Lisäksi opinnäytetyössä on tutkittu sitä, milloin tietojen luovuttaminen on maksullista, ja milloin maksutonta viranomaisneuvontaa.

Tämä opinnäytetyö on laadullinen tutkimus, jonka ensisijainen tutkimusmenetelmä on lainoppi. Keskeisinä lähteinä opinnäytetyössä ovat olleet laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja henkilötietolaki, lakien esityöt ja oikeuskirjallisuus. Teoriaan käytännön näkökulman ovat antaneet Pohjois-Pohjanmaan maanmittaustoimiston asiakaspalvelusihteereiden haastatteluista saaduilla tuloksilla. Tärkeän osan lähdeaineistosta ovat lisäksi muodostaneet maanmittauslaitoksen sisäiset ohjeet, jotka yhdessä haastattelujen kanssa antavat kattavan käsityksen tietojenluovutustilanteista ja –tavoista maanmittauslaitoksen asiakaspalvelussa.

Hyvä ja sujuva asiakaspalvelutyö on yksi maanmittauslaitoksen perusarvoista, toisaalta viranomaisena on varmistuttava toiminnan lainmukaisuudesta. Opinnäytetyön lopputuloksena on koottu henkilötietojen käsittelyyn ja luovuttamiseen liittyvä lainsäädäntö ja maanmittauslaitoksen sisäinen ohjeistus kokonaisuudeksi, jota voidaan hyödyntää uusien asiakaspalveluhenkilöiden perehdyttämisessä ja myöhemminkin asiakaspalvelutyön tukena.

This thesis has studied the regulations of processing and disclosing personal information at the National Land Survey Finland’s customer service. The main concepts of the thesis are the principle of public access, public access to documents and the protection of privacy.

This thesis has studied the authority publicity and examined the protection of privacy guaranteed by the Personal Data Act. This thesis clarifies what kind of things should pay attention to when processing and disclosing personal information. This thesis has also examined situations, when the disclosure of the information is provided free of charge as government advice.

The primary research method in this thesis is legal doctrine. The main sources of the thesis have been the Openness of Government Activities Act and the Personal Data Act, the drafting history of the laws and legal literature. The theory is complemented by the interviews of customer service personnel of the Northern Ostrobothnia District Survey Office. An important part of the source material has also been the internal guidelines of National Land Survey, which, together with interviews provide a comprehensive understanding of the ways and situations of disclosing personal data in customer service.

This thesis summarizes the regulations of relevant legislation and internal guidance of National Land Survey authority of processing and disclosing personal data. The result can be used when orientating new customer service staff and also as customer service support material.