Ostolaskujen keskittäminen Lapin ELY-keskuksessa

Abstract

Opinnäytetyöni tavoitteena oli esittää toimintameno-ostolaskujen tiliöintien keskittämisprosessi Lapin elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksessa kolmelta vastuualueelta hallintoyksikköön, sekä tutkia, miten entiset toimintamenomäärärahoista maksettavien ostolaskujen tiliöinneistä vastanneet henkilöt kokivat keskittämisprosessin. Tavoitteena oli myös saada kehittämisehdotuksia nykytilanteen parantamiseksi.

Opinnäytetyöni teoriaosuudessa pyrin tuomaan esille johtamisen merkityksen muutosprojektin läpiviennissä niin henkilöstön kuin projektin näkökulmasta, sekä antamaan käsityksen sähköisestä taloushallinnosta tänä päivänä.

Suoritin tutkimuksen laadullisena tutkimuksena saadakseni henkilöiden aitoihin kokemuksiin perustuvia vastauksia. Tiedonkeruumenetelmänä käytin kyselyä avoimine kysymyksineen.

Tutkimukseni perusteella voin todeta, että virkailijat suhtautuivat toimintameno-ostolaskujen tiliöintien keskittämiseen sekä positiivisesti että negatiivisesti, koska hieman yli puolet vastaajista koki sen hyvänä asiana ja vastaavasti hieman alle puolet vastaajista huonona asiana. Keskittämisprosessi kokonaisuudessaan tapahtui sujuvasti ja ongelmitta.

The objective of my thesis was to introduce the process of centralization of the purchase invoices in the Lapland’s Centre for Economic Development, Transport and the Environment from three areas of responsibility to the management unit. Another objective was to study how the people who previously did the posting of the purchase invoices paid from the operational expenditure appropriations experienced the process of centralization. The third objective was also to provide development proposals to improve the current situation.

In the theoretical part of my thesis I discuss the importance of management in implementing a change project. When discussing the importance of management, I take into account the perspectives of the staff and the project in addition to describing the e-flow system today.

I conducted the study as a qualitative research in order to receive genuine evidence-based answers from the respondents participating in this research. The data gathering method used was a questionnaire survey with open questions.

On the basis of my research it can be stated that the employees reacted both positively and negatively to the centralization of the posting of the purchase invoices because a bit more than 50 % of the respondents experienced the centralization as a good change and the remaining respondents did not experience the centralization as a good change. The process of centralization as a whole proceeded and was implemented without problems.