Esimiestyön prosessit henkilötietojärjestelmässä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on toimeksiantajayrityksen esimiestyön henkilöstöprosessien kuvaus ja prosesseja tukevien toimintojen rakentaminen käyttöönotettavaan henkilötietojärjestelmään. Henkilötietojärjestelmän avulla pyritään prosessien ja toimintatapojen yhtenäistämiseen läpi organisaation. Opinnäytetyön taustalla on toimeksiantajan päätös ottaa käyttöön uusi henkilötietojärjestelmä vanhan hr-järjestelmän tilalle. Käyttöönottoprojekti alkoi lokakuussa 2012 ja järjestelmän käyttöönotto on tammikuussa 2014.

Tämän opinnäytetyön tavoitteet ovat: 1. Valittujen esimiestyön prosessien kuvaus ja aito sähköistäminen luomalla prosessia tukevat toiminnot henkilötietojärjestelmään. 2. Toimintatapojen päivittäminen ja ohjeistuksien luominen. 3. Prosessien ja toimintatapojen yhtenäistäminen toimeksiantajaorganisaatiossa näiden toimenpiteiden avulla.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu henkilöstöhallinnon ja henkilötietojärjestelmien kuvaamisesta sekä teoriasta esimiestyön tukemiseen ja prosessiajatteluun liittyen. Opinnäytetyössä on kuvattu prosessien lähtötilanne sekä tavoitteet ja kehitystarpeet. Lopuksi on selvitetty, kuinka henkilötietojärjestelmä on projektin aikana rakennettu tukemaan näitä prosesseja ja kuinka ohjeistamisen ja kouluttamisen keinoin pyritään jalkauttamaan uudet toimintatavat organisaatioon. Opinnäytetyö valmistui juuri ennen järjestelmän käyttöönottoa loppuvuodesta 2013. Opinnäytetyön tuloksena valituille esimiestyön prosesseille on luotu uudet, järjestelmän käyttöönoton myötä vallitseviksi toimintatavoiksi tulevat käytännöt ja käyttöönoton myötä ne saadaan koskemaan koko organisaatiota. Kun käyttökokemuksia saadaan, tullaan järjestelmään tekemään tarvittavia päivityksiä. Vaikka henkilötietojärjestelmän käyttöönottoprojekti päättyy, jatkuu järjestelmän päivittäminen ja muokkaaminen toimeksiantajayrityksessä.

The target organisation of this thesis decided at fall 2012 to start comprehensive project in order to adopt a new Human Recourses Information System (HRIS). The goal of this thesis is to describe Human Resource Processes (HR processes) of target organisation and to build HR functions into the system to support these processes. The new HRIS is introduced in the target company in order to develop and to standardize working methods of supervisors. The deployment project of HRIS began in October 2012 and the final deployment is planned on January 2014.

The goals of this thesis are: 1. To describe HR prosecces and build functions into the HRIS to support these processes 2. To update working methods and to create new guidelines 3. To standardize working methods and processes troughout the target organisation with these actions.

The theoretical study is based on professional literature of Human Resources Management, Human Resources Information Systems and theoretical basis of process work. It is also presented how to support the supervisors leadership and management with the methods of process work. The initial situation as well as goals and development needs are decribed in the thesis. It is also described how the new HRIS was build to support HR processes and how with supervisor training and instructions new methods of work are put into practise. The thesis was completed before final deployment of HRIS in the end of the year 2013. As a result, HR processes are updated and with the deployment of HRIS new working methods are put in action troughtout the target organisation. As feedback from final users is received, the development and updating the system is going to be continued.