Merkittävä muutos : Tutkimus ostolaskujen käsittely- ja arkistointiohjelmisto Rondon versionvaihdon onnistumisesta Savonia-ammattikorkeakoulussa

Abstract

Savonia-ammattikorkeakoulun Kehittämis- ja palvelukeskuksessa otettiin vuoden 2012 alussa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys- ja arkistointiohjelmiston uusi versio, Rondo R8. Versionvaihto on osa Savonian suurempaa taloudenohjausjärjestelmien versiopäivitysprojektia. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää Savonia-ammattikorkeakoulun henkilöstön kokemuksia Rondon versionvaihdon onnistumisesta ja muutoksen herättämistä tunteista. Tavoitteena on tuottaa Kehittämis- ja palvelukeskukselle konkreettista tietoa Rondon uuden version käyttöönoton onnistumisesta sekä tuoda esille mahdollisia kehitysehdotuksia ja mielipiteitä ohjelman käyttöön liittyen. Tutkimuksen avulla muutoksiin voidaan mahdollisesti myös valmistautua tulevaisuudessa paremmin.

Opinnäytetyö koostuu sekä teoreettisesta että empiirisestä osiosta. Teoreettisessa osiossa tutustutaan ohjelmistoprojekteihin ja niiden onnistumisen mittaamiseen. Tämän lisäksi perehdytään siihen, kuinka yksilö yleensä reagoi muutoksiin organisaatiossa. Teoreettisen osion lopussa esitellään taloushallinnon ohjelmistojen yleisiä piirteitä sekä tutustutaan Savonia-ammattikorkeakoulun käytössä olevaan taloushallinnon kokonaisjärjestelmään. Empiirisessä osiossa sovelletaan teoriassa käsiteltyjä asioita tutkittavaan kohteeseen. Itse tutkimus on toteutettu kvalitatiivisella tutkimusmenetelmällä ja tutkimusaineisto on kerätty haastattelemalla Savonian henkilöstöä. Haastattelurunko on laadittu kirjallisuuteen sekä aiempiin samankaltaisiin tutkimuksiin pohjautuen.

Tutkimuksen tuloksista selviää, että Rondon versionvaihto on onnistunut henkilöstön näkökulmasta vaihtelevasti. Tuloksista on nähtävissä, että yksilö reagoi muutokseen sekä tunteillaan että järkeään käyttämällä. Ennen varsinaista muutosta on koettu epävarmuutta ja pelkoa tulevasta. Tästä huolimatta versionvaihto on kuitenkin nähty päivittäistä työtä helpottavana ja oleellisena asiana organisaation kannalta. Muutos on siis koettu tarpeelliseksi ja tervetulleeksi, eikä sitä kohtaan ole ollut suurta vastarintaa. Käyttöönoton aiheuttama lisätyö, koulutuksen puutteellisuus, Rondon lievä keskeneräisyys sekä ajoittaiset ongelmat sen toiminnoissa ovat kuitenkin laskeneet onnistumisen tunnetta versionvaihdosta ajatellen. Versionvaihdokseen ollaan kuitenkin pääosin tyytyväisiä ja yleiseksi mielipiteeksi on muodostunut, että Rondon vanhalla versiolla ei olisi pärjätty nykyhetkeen asti. Positiivista palautetta Rondo R8 on saanut monipuolisuudestaan ja päivittäisen työn helpottamisesta tietyillä osa-alueilla. Laskut kiertävät Savonian sisällä nopeammin ja käyttäjän kannalta tärkeää tietoa on nyt myös enemmän esillä ja havaittavissa samaan aikaan. Tämän lisäksi tehtävänjako organisaation sisällä koetaan selkeämmäksi uuden Rondon myötä.

At the beginning of 2012 Rondo R8, a new version of the invoice processing and archiving software, was introduced in the Development and Service Center of Savonia University of Applied Sciences. This upgrade is a part of Savonia's larger economic control system upgrade project. The primary purpose of this research is to determine Savonia's staff experiences about Rondo upgrade and the feelings evoked by the change. The target of the research is to provide the Development and Service Center concrete information about the Rondo upgrade success, as well as to highlight any development proposals and opinions on the use of the program. The present research can also help to better prepare for program upgrades in the future.

The thesis consists of both a theoretical and empirical sections. The theoretical section describes software projects and measuring their success. In addition, it focuses on how individuals tend to respond to changes in the organization. At the end of the theoretical section the general aspects of financial management software are presented and financial programs used by Savonia are also introduced. The empirical section applies the objective under examination to the issues discussed in theory. The research has been carried out using a qualitative research method and the research is based on interviews of Savonia's staff. The interview frame is drawn up based on the professional literature and previous similar studies.

The study results show that the upgrade of Rondo has been successful to varying degrees on the staff's point of view. The results indicate that an individual reacts to the change emotionally and using common sense. Prior to the actual change one has felt uncertainty and fear of the future. In spite of that version upgrade is seen as a daily work facilitator and as an essential aspect for the organization. Therefore the change has been found necessary and welcome and it has not encountered great resistance. Additional work was caused by the implementation of the new system, lack of training, incompleteness of Rondo and intermittent problems with it have decreased fulfillment about the success of the project. Generally Savonia's staff is mostly satisfied with Rondo upgrade and they think that the previous version of Rondo would not have managed until the present time. Rondo R8 has received positive feedback for its diversity and ability to facilitate the daily work in certain areas. For example, invoices circulate within Savonia faster and the important information on the user's point of view is now more present and visible at the same time. In addition, the division of tasks within the organization has gained clarity produced by the new Rondo.