Dokumentaatioprosessi ja sen mittaristo

Abstract

Työn tavoitteena oli kuvata Metso Automaation virtauksensäätöratkaisut-liiketoimintalinjan laitetoimitusprojektien asiakasdokumentaatioprosessi tavoitetilassa ja verrata sitä nykyiseen. Kehitysehdotuksia prosessiin pyrittiin löytämään tutkimalla nykytilaa sekä asiakasnäkökulmasta että sisäistä prosessia tarkastelemalla. Toisena tavoitteena oli kuvata prosessin nykyinen mittaristo ja kehittää sitä tasapainotetun tuloskortin mukaiseksi.

Teoriaosuus koostuu prosessijohtamisen historiasta, prosessien mallintamisen periaatteista, prosessin suorituskyvyn mittaamisesta sekä prosessin suorituskyvyn parantamisesta.

Keskeisimpinä tuloksina oli prosessikaavio dokumentaatioprosessista sekä tasapainotetun tuloskortin mukaisen mittariston kehitys. Nykytilaa tarkastelemalla löydettiin selviä kehityskohtia niin toimitusvarmuuden kuin laadunkin suhteen. Tarkastelu osoitti myös, että projektin dokumentointi sisältää useita eri dokumentteja ja niitä tuottaa usea eri sidosryhmä. Asiakkaiden dokumentaatiovaatimukset ovat muuttuneet ja kasvaneet viimeisten vuosien aikana asiakasryhmän muuttuessa, mistä johtuen yritys joutuu käyttämään dokumentointiin enemmän resursseja. Työtä tehdessä kävi myös ilmi, ettei yrityksessä ole käytössä dokumentaatioon yhteistä hinnoittelumallia eikä myyntivaiheessa välttämättä tiedosteta vaatimuksia, joita ei voida toteuttaa tai joiden toteuttaminen on yritykselle kallista. Mittaristosta löytyi puutteita tasapainotetun tuloskortin osa-alueista asiakas sekä oppiminen ja kasvu.

Seuraavaksi olisi hyvä kuvata yksittäisten dokumenttien prosessit, jotta niiden toimitusaikaa ja laatua voidaan parantaa. Koska eri dokumentteja on useita, tulisi lähteä yleisimmin vaadittavista dokumenttien prosessikuvauksista. Dokumentaatioprosessin jatkuvan parantamisen kannalta olisi suotavaa nimetä prosessille omistaja.

The purpose of this work was to describe the customer documentation process in the target state in the delivery projects of the Flow Control Business Unit at Metso Automation. An aim also was to compare the target state process to the existing process. Development proposals were found by studying the present state from customer and process internal points of view. The second target of this work was to describe the present key performance indicators and develop them according to the balanced scorecard.

The theoretical part contained history of process management, principles of process modeling, measuring process and developing its performance.

The key results of this work were a documentation process model and its measurements in the balanced scorecard model. By studying the present stage, development needs were found with the document on-time delivery and quality issues. Also it was noticed that the project documentation includes several individual documents and they are produced by several interest groups. Customer documentation requirements have been increasing in the last few years when customer groups have changed. Therefore the company uses more resources for documentation. While carrying out this study, it became clear that the company does not have a tool for pricing to sell documentation in the sales phase and the documentation requirements are not always recognized. That leads to a situation where all the requirements cannot be fulfilled or they are expensive to the company. According to the balanced scorecard model, company should develop measurements in the areas of customer as well as in learning and growth.

The suggested next steps are describing the processes of individual documents to be able to improve their delivery time and quality. Because there are several documents it is recommended to start process modeling from commonly needed documents. To enable continuous process development, it is suggested to nominate a process owner.