Verkkokoulutusympäristön kehittäminen : Verkkokoulutusprosessin mallintaminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on mallintaa Code of Conduct verkkokoulutuksen läpivienti Itellassa vuonna 2013. Mallinnuksen avulla selvitettiin nykyisen tavan aiheuttamat sisäiset ja ulkoiset kustannukset sekä työn vaatimat resurssit. Tällä työllä pyritään osoittamaan henkilötietojen integroinnin tarpeellisuus Itellan henkilötietojärjestelmän ja Itellan käyttämän verkko-oppimisympäristön välillä.

Tarve henkilötietojen siirron automatisoinnille nousi vahvasti esille jo vuonna 2012, kun Itellan verkkokoulutusstrategia uusittiin. Tarvetta lisäsi entisestään saman vuoden lokakuussa alkanut projekti työntekijän eettisten ohjeiden jalkautuksesta konsernissa. Kohderyhmä oli koko konsernin henkilöstö ja aikaa läpikäynnille oli noin 2,5 kuukautta aina 31.12 2012 saakka.

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena. Työ aloitettiin keräämällä pohjatietoa vuoden 2012 projektin läpiviennin onnistumisista ja kohdatuista haasteista (nykytila). Seuraavaksi tuli huomioida vuoden 2013 läpiviennille asetetut tavoitteet. Näiden vaikutus tulevaan toimintamalliin tuli huomioida (analyysit). Mallin ensimmäinen versio luotiin ja hyväksyttiin toukokuussa ja otettiin käyttöön kesäkuussa 2013. Käyttöönotto paljasti puutteita, joita tuli korjata ja kehittää. Viimeisimmät tulokset ovat lokakuun alusta 2013 (Q3), ja ne osoittavat että manuaalinen toimintatapa käyttäjien siirtämiseksi henkilötietojärjestelmästä verkkokoulutusympäristöön ei ole kustannustehokasta. Lisäksi se vaatii läpi vuoden kiinnitettyä resursointia projektille.

Työn teoreettisena viitekehyksenä on käytetty Porterin arvoketjumallia sekä erilaisia tiedon analysointimenetelmiä. Lisäksi työssä on sivuttu myös muutosta ja muutosjohtamista. Aineistoa hankittiin ryhmäkeskusteluilla, viime vuoden prosessin ja tulosten arvioinnilla, prosessin vaiheiden mallinnuksella, tunnistamisella ja mittaamisella.

Työn tuloksena saatiin tietoa, joka konkreettisesti esittelee toimintatavan aiheuttamat kustannukset ja resurssitarpeet vastaavan projektin läpiviennille. Työ antaa tietoa päätöksenteon pohjaksi mietittäessä mahdollisia järjestelmäintegraatioita. Työn mallinnusta voidaan lisäksi hyödyntää muiden laajojen konsernitasoisten käyttöönottojen tai läpivientien yhteydessä.

The purpose of the present thesis was to develop a model for the implementation of Code of Conduct eLearning material at Itella in 2013. By means of the modeling the aim was to clarify both internal and external costs and the needed resources. This work aimed at showing the necessity of integration of personnel data system with Itella's Learning Management System.

The need for automating the personnel data transport rose strongly already in 2012 when Itella eLearning strategy was renewed. The need was increased even more by a project starting in October the same year. This project concerned the implementation of Employee Code of Conduct where the target group was the whole personnel and the time for everybody to go through the material was around 2,5 months until the 31.12.2012.

The current study was carried out as an action research. The work was started by gathering basic information about the implementation of the year 2012 project, its success and its challenges (present state). The next step was to consider the goals of the 2013 project. The impact of these goals for the future operating model had to be noticed (analysis). The first version of the model was created and approved in May and it was put to use in June 2013. The commissioning of the new model revealed some deficiencies which needed to be fixed and developed. The latest results are from the beginning of October 2013 (Q3). The results showed that the present manual way of acting is not cost effective. Furthermore, the present way of acting demands a fixed resource for the project all year round.

The Porter value chain, as well as different information analysis methods were used as the theoretical framework for the study. In addition, the thesis took a look at change and change management. The material was acquired by conducting group discussions, evaluating the previous year’s project, modeling the phases of the process as well as by identifying and measuring the results.

As a result of the work information was acquired to concretely show the costs and resources of the present way of acting for conducting a similar project. This work produces information to use as a basis for decision making when thinking of possible system integrations. The modeling of the work can also be used in other extensive implementations in the corporation.