Ostolaskujen kiertoprosessin ongelmien kartoitus Metropolia Ammattikorkeakoulussa : Tapaustutkimus

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia Metropolia Ammattikorkeakoulun laskujen käsittelyprosessia ja selvittää siinä mahdollisesti olevien virheiden määrä sekä pohtia parannusehdotuksia, joilla koko prosessista saisi sujuvamman.

Työn teoriaosuudessa käsitellään ostolaskuprosessia hankinnasta varsinaisen laskun hyväksyntään. Tämä johtuu siitä, että vaikka ostolaskun käsittely olikin työn suurin huomion kohde, myös hankintavaiheessa voi olla puutteita, jotka hidastavat prosessia.

Tutkimusmenetelminä työssä käytettiin sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista menetelmää. Kvantitatiivista menetelmää käytettiin toteutuneiden laskunkiertoaikojen mittaamiseen ja analysointiin, kun taas kvalitatiivista menetelmää käytettiin laskunkäsittelijöiden sekä taloussihteerien haastatteluissa.

Taloussihteerien haastattelun päätarkoituksena oli selvittää lähtökohdat työlle, kun taas laskunkäsittelijöiden haastatteluiden avulla pyrittiin saamaan toinen näkökulma tutkimuksen kvantitatiivisessa osassa esiin nousseisiin asioihin.

Työssä kävi ilmi, että laskujen kiertoon liittyvien ongelmien määrä on vähentynyt jatkuvasti, mutta parannettavaakin löytyi edelleen niin toimittajien, tilaajien kuin laskunkäsittelijöidenkin toiminnassa.

Tulevaisuudessa ongelmia voisi vähentää kaikkein eniten yksinkertaisesti vaihtamalla järjestelmä sellaiseen, jonka avulla laskujen kiertoa olisi mahdollista automatisoida pidemmälle. Tämä johtuu siitä, että jos käsittelyprosessin läpi kulkevien laskujen määrä olisi pienempi, myös siihen liittyvien ongelmien kokonaisvaikutus olisi pienempi.

The purpose of this thesis was to study the purchase invoice circulation process at Helsinki Metropolia University of Applied Sciences, to determine the amount of possible flaws and to contemplate any possible improvements to making the process more fluent as a whole.

In the theoretical background, the complete purchase invoice process was discussed from the procurement of goods or services to the approval of the actual invoice. Although the main focus of this thesis was on the handling process of invoices, this approach also took into consideration the possibility of flaws in the procurement phase that delay the entire process.

Both quantitative and qualitative research methods were used in this thesis. Quantitative analysis was used to measure and analyze actual invoice circulation times at Metropolia, whereas qualitative analysis was used to examine responses from interviews with Metropolia financial secretaries and invoice-handlers.

The core purpose in interviewing the financial secretaries was to determine the starting points for the study, i.e. what delays in processing times were being experienced. The aim in interviewing invoice-handlers was to discuss the results of the quantitative analysis, and gain further insight into the causes and effects of the problems experienced.

The research showed that the number of problems relating to the invoice circulation process had been decreasing consistently. However, it also suggested points for improvement in the performance of suppliers, purchasers and invoice-handlers.

In the future, the number of problems could be reduced simply by changing the processing system to one that would allow the automatization of certain handling procedures. This would further decrease the number of invoices going through the normal handling process, and overall, would make any remaining problems less challenging by decreasing the total number of manually handled invoices.