Organisaation tarpeita palveleva viestinnän suunnittelu : Case: Oulun poliisilaitos

Abstract

Oulun poliisilaitoksella suunnitellaan, toteutetaan ja kehitetään viestintää jatkuvasti, mutta poliisihallituksen viestintämääräyksen edellyttämä viestintäsuunnitelma puuttuu. Meneillään olevassa poliisin hallintorakenteen uudistuksessa eli PORA III:ssa poliisilaitoksen hallinto- ja tukipalveluiden rakenteet ja prosessit on luotava uudelleen huomioiden uusi laajempi toimintaympäristö. Vuoden 2014 alusta Oulun, Kainuun, Koillismaan ja Jokilaaksojen poliisilaitokset ja alueen Liikkuva poliisi muodostavat hallinnollisesti uuden poliisilaitoksen. Viestintä on tukiprosessi, joka kuuluu muutoksessa tarkistettaviin toimintoihin.

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia Oulun poliisilaitokselle viestintäsuunnitelma. Toisena tavoitteena oli löytää keskeisimmät uuden poliisilaitoksen viestinnän suunnittelussa huomioitavat asiat. Opinnäytetyössä selvitetään, millainen on hyvä ja poliisilaitoksen tarpeita palveleva viestintäsuunnitelma, mikä on viestinnän nykytila tulevalla uudella toimialueella ja miten se tulisi huomioida viestinnän suunnittelussa.

Tietoperustana käytettiin viestinnän suunnitteluun ja prosessointiin liittyvää alan kirjallisuutta. Merkittävässä osassa olivat myös poliisin viestintää koskevat suunnitelmat, ohjeet, määräykset ja aiemmat tutkimukset.

Kyseessä on laadullinen tutkimus, jossa lähestymistapana on käytetty tapaustutkimusta. Tutkimusmenetelminä käytettiin ryhmäkeskusteluja, teemahaastatteluja, keskusteluja, havainnointia ja neuvotteluja. Tietoa pyrittiin hankkimaan mahdollisimman luotettavilta tahoilta, joilla on käytännön tason tietoa.

Työn tuloksena poliisilaitokselle laadittiin systemaattisella suunnitteluprosessilla viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelmaa, sen työstöprosessia ja tutkimuksista saatua tietoa voidaan hyödyntää uuden suunnitelman laadinnassa.

Hallintorakenneuudistuksessa keskeisimmät viestinnän suunnittelussa huomioitavat asiat ovat tavoitettavuuden varmistaminen, yhteisöllisyyden ja uuden toimintakulttuurin rakentaminen ja ylläpitäminen, lähipoliisi-tunteen vahvistaminen, ennalta estävän tiedotuksen tehostaminen, sisäisten viestintäkanavien koordinointi ja viestinnän kytkeminen tiiviimmin osaksi johtamista. Työssä on tuotu esille kehittämis- ja toimenpide-ehdotuksia, joilla näihin asioihin voitaisiin vaikuttaa.

Communications is planned, implemented and developed at Oulu Police Department constantly but the communications plan required by National Police Board communications regulations is still lacking. During the ongoing reform of the administrative structure of the police, also known as PORA III, the structures and processes of the administration and support services have to be reshaped taking into account the new and larger operational area. Starting from the beginning of year 2014 the police departments of Oulu, Kainuu, Koillismaa and Jokilaaksot as well as the National Traffic Police are going to form a new administrative police department. Communications is a support process, which belongs to operations that are going to be evaluated as part of the reform.

The aim of the thesis was to formulate a communications plan for the Oulu Police Department. The second aim was to find out the most essential issues to be taken into account in communications planning of the new police department. The thesis describes what constitutes a good and the needs of the police department serving communications plan, what is the present state of communications inside the forthcoming new operational area and how this should be taken into account in communications planning.

Literature related to communications planning and processing was used as an information base for the thesis. Also plans, guidelines, regulations and previous research on police communications were in a significant role.

The research approach of thesis is qualitative and the research strategy used was a case study. Group discussion, theme interviews, discussions, observation and negotiation were used as research methods. The aim was to acquire information from as reliable as possible quarters with practical level knowledge.

As a result of the systematic planning process a communications plan for the Oulu Police Department was formulated. The communications plan, the work process and the information gathered through the research process can be utilized in forming a new plan.

The key issues to be taken into account in communications concerning the reform of the administrative structure of police are securing availability, building and sustaining communality and new operational culture, ensuring the sense of neighboring police, enhancing preventive communications, coordination of internal communications channels and connecting communications tighter as part of leadership. The thesis brings out development and action proposals, which could be used to influence these issues.