Hiljaisen tiedon siirtäminen pirkanmaalaisilla festivaaleilla

Abstract

Opinnäytetyöni tavoitteena on ollut kartoittaa hiljaiseen tietoon liittyviä käsityksiä, asenteita ja toimintatapoja Pirkanmaalaisilla festivaaleilla. Työvoiman vaihtuvuus on festivaaleilla suurta johtuen määräaikaisista työsuhteista ja palkattomien harjoittelijoiden huomattavasta osuudesta. Tällöin hiljaisen tiedon siirron merkitys korostuu festivaalin tason, jatkuvuuden ja työtehon säilyttämiseksi. Työssäni olen selvittänyt, koetaanko hiljaisen tiedon mahdollinen hävikki ongelmaksi, ja mihin valmisteluihin asian tiimoilta on ryhdytty. Tarkoituksena on myös ollut saada selville minkälaisia keinoja eri festivaaleilla on hiljaisen tiedon siirtämiseksi.

Tietoa aiheesta olen hankkinut kartoittamalla aiheeseen liittyvää teoriaa, tekemällä kyselytutkimuksen Pirkanmaan festivaalit ry:n jäsenorganisaatioille, haastattelemalla festivaaleilla työskennelleitä henkilöitä ja tekemällä benchmarkingin eli vertailuanalyysin TraConin sähköisestä projektinhallinta- ja tiedonsiirtojärjestelmästä.

Opinnäytetyön tulokset kertovat, että hiljaisen tiedon käsite on tuttu sekä festivaalien johdolle että tavallisille työntekijöille. Käytännössä festivaalit eivät ole tehneet tiedon siirtämiseksi juurikaan valmisteluja tai uhranneet resursseja. Perinteinen ja jokseenkin tehoton dokumentointi on ollut yleisin väline. PirFest ry:n ulkopuolinen ja vapaaehtoisvoimin tehty TraCon -tapahtuma oli virkistävä poikkeus tästä säännöstä. Festivaalin järjestäjät ovat luoneet tapahtumansa tarpeisiin räätälöidyn ja vapaaseen lähdekoodiin pohjautuvan mm. eksipliittisen ja hiljaisen tiedon siirtoon soveltuvan järjestelmän.

Aim of this final project was to identify the impressions, attitudes, and practices of tacit knowledge in Pirkanmaa festivals. Employee turnover is considerable in festivals due to fixed-term contracts and a substantial proportion of unpaid trainees. Hence the importance of the transfer of tacit knowledge in maintaining the level of quality of the festival, continuity and work efficiency is emphasized. I wanted to find out if possible loss of tacit knowledge is seen as a problem and what preparations have been taken regarding this issue. I also wanted to find out what kind of means to transfer tacit knowledge various festival have at their disposal.

I acquired information about the subject by finding out about the theory on tacit knowledge, by a survey targeting the member organizations of PirFest, by interviewing people who have worked at festivals and through benchmarking of TRACON about their elecronic project management and knowledge transfer system.

According to the results the concept of tacit knowledge is familiar both to the festival management and to the emplyees. In practice the festivals have done little preparations or sacrificed few resources for the transfer of tacit knowledge, with the traditional and somewhat inefficient documentation being the most common tool. TraCon, an organization ouside of PirFest run completetly by volunteers, is a refreshing exception to this rule. Festival organizers have created an open source based system tailored for the needs of their event and which, among other things, is useful for transfer of explicit and tacit knowledge.