Yrityksen dokumenttien hallinta
Ruuskanen, Esa (2013)
Ruuskanen, Esa
Oulun ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201401081113
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201401081113
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli uudistaa yrityksen dokumenttienhallinta ja saada käyttöön toimiva ja tietoturvallinen dokumenttien hallinta sekä kouluttaa henkilöstö käyttämään sitä asianmukaisesti.
Yritykseen oli hankittu Alfresco-dokumenttienhallinta ohjelmisto, joka ei kuitenkaan ollut vielä käytössä. Dokumentit talletettiin useisiin sijainteihin ja järjestelmiin, kuten verkkokansioihin, henkilökohtaisiin kannettaviin tietokoneisiin ja sähköposteihin. Dokumenttien löytäminen oli joskus aika työlästä ja hankalaa, koska dokumentin nimi ei välttämättä kertonut, mitä dokumentti sisältää.
Työssä haastateltiin henkilöstöä ja pyydettiin heiltä mielipiteitä ja näkemyksiä siitä, minkälaista dokumenttien hallintaa olisi helppo ja kätevä käyttää. Yleisin toive oli saada helppo ja toimiva dokumenttien hakuominaisuus, mielellään sellainen, joka löytäisi sanat myös dokumenttien sisältä. Mietittiin myös, miten dokumentit jaoteltaisiin ja talletettaisiinko kaikki dokumentit järjestelmään vai jätettäisiinkö jotain vielä perinteisille verkkolevyille.
Työn tuloksena laadittiin ohjeet dokumenttien hallintajärjestelmän käyttämiseen ja henkilökunnalle järjestettiin koulutustilaisuuksia. Yrityksen dokumentit löytyvät nyt kaikki yhdestä paikasta ja saatavilla on aina dokumentin uusin versio.
Yritykseen oli hankittu Alfresco-dokumenttienhallinta ohjelmisto, joka ei kuitenkaan ollut vielä käytössä. Dokumentit talletettiin useisiin sijainteihin ja järjestelmiin, kuten verkkokansioihin, henkilökohtaisiin kannettaviin tietokoneisiin ja sähköposteihin. Dokumenttien löytäminen oli joskus aika työlästä ja hankalaa, koska dokumentin nimi ei välttämättä kertonut, mitä dokumentti sisältää.
Työssä haastateltiin henkilöstöä ja pyydettiin heiltä mielipiteitä ja näkemyksiä siitä, minkälaista dokumenttien hallintaa olisi helppo ja kätevä käyttää. Yleisin toive oli saada helppo ja toimiva dokumenttien hakuominaisuus, mielellään sellainen, joka löytäisi sanat myös dokumenttien sisältä. Mietittiin myös, miten dokumentit jaoteltaisiin ja talletettaisiinko kaikki dokumentit järjestelmään vai jätettäisiinkö jotain vielä perinteisille verkkolevyille.
Työn tuloksena laadittiin ohjeet dokumenttien hallintajärjestelmän käyttämiseen ja henkilökunnalle järjestettiin koulutustilaisuuksia. Yrityksen dokumentit löytyvät nyt kaikki yhdestä paikasta ja saatavilla on aina dokumentin uusin versio.