Laitoshuoltopalvelujen alihankintaprosessin kehittäminen: pienhankinnat

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli kehittää HUS Asvian laitoshuoltopalvelujen alihankintaprosessia. Prosessissa havaittiin hitautta. Prosessi ei sujunut joustavasti ja siten myös prosessin kustannustehokkuudessa oli parannettavaa. HUS Asvialla ei ollut riittävän selkeää ja yksiselitteistä hankintaopasta. Kehittämistarve oli siis olemassa. Kehittämishanke rajattiin kansallisen kynnysarvon alittaviin eli pienhankintoihin. Rajaus tehtiin, koska ongelmia esiintyi erityisesti pienhankintojen alihankintaprosessissa.

Teoreettinen osa koostui hankintalainsäädännöstä, hankintamenettelystä, prosessin kehittämisestä, Lean menetelmistä ja hankintakustannusten seurannasta sekä hankintojen strategisesta hallinnosta ja johtamisesta. Tutkimusmenetelmä oli toimintatutkimus. Tutkimusmenetelmät olivat omat sekä prosessin jäsenten havainnot sekä puolistrukturoidut haastattelut.

Tutkimus osoitti, että organisaation strategista hallintaa ja kyvykkyyttä voidaan kehittää hankintaohjeilla ja kehittämällä toimintatapoja. Ratkaisuksi luodussa hankintojen toimintaohjeessa määriteltiin alihankintaprosessin eri vaiheet ja vastuut rooleittain sekä lisäksi prosessia selkiytettiin prosessikaavion avulla. Prosessin hallintaa parannetaan käyttämällä sähköistä tallennusmuotoa sekä pienhankinnoille tarkoitetun järjestelmän käyttöönotolla.

Prosessin mallintaminen prosessikaavion avulla todettiin olevan luotettava ja toimiva työkalu hankintaprosessin kehittämisessä ja prosessiin osallistuvien arvonluonnin analysoinnissa. Kehitysprojektion onnistumista arvioitiin käytännön työssä vertaamalla prosessin eri vaiheissa käytetyn työajan muuttumista toimintaohjeen käyttöönoton jälkeiseen tilanteeseen työaikapanoslaskelmalla, arvovirtakuvauksella sekä analysoimalla prosessin osallisien mielipidekyselyn tulokset. Tuloksena oli, että hankintaohjeistuksen käyttöönottamisen myötä prosessi selkiytyi ja nopeutui.