Sähköisen kokouskäytännön toteuttamissuunnitelma Vaalan kunnalle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää mitä Vaalan kunnan on huomioitava ennen sähköisen kokouskäytännön toteuttamista ja miten sitä kunnassa kannattaa hyödyntää. Lisäksi työssä selvitettiin, ovatko Vaalan kunnanhallituksen ja -valtuuston jäsenet ja varajäsenet halukkaita siirtymään uuteen työtapaan ja mitkä ovat heidän valmiutensa työtavan toteuttamiseksi.

Opinnäytetyön teoriaosassa tarkastellaan tietoyhteiskunnan ja palvelujen kehittymisen vaikutusta sähköiseen hallintoon julkisella sektorilla sekä käsitellään muutoksen toteuttamista organisaatiossa.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa käytettiin kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Aineisto kerättiin tekemällä kohderyhmälle kyselytutkimus, josta saadut tulokset analysoitiin Excel-taulukkolaskentaohjelmalla. Lisäksi tietoa saatiin haastattelemalla asiantuntijaa ja lähettämällä sähköposti-tiedusteluja jo sähköistä kokouskäytäntöä toteuttaviin kuntiin.

Tulokset osoittivat, että kohderyhmästä hieman yli puolet haluaisi jo toteuttaa uutta työtapaa ja että lähes kaikilla oli myös tähän tarvittavat valmiudet. Asenteiden parantamiseksi ja muutoksen läpiviemisen helpottamiseksi kunnan tulisi aluksi esitellä uusi käytäntö kokonaisuudessaan luottamushenkilöille ja valita annetuista teknisistä vaihtoehdoista parhaiten tarpeisiinsa sopiva. Johtopäätöksenä todettiin, että sähköinen kokouskäytäntö voidaan toteuttaa Vaalassa niin, että asiakirjojen jakelu aloitetaan jo nyt sähköisesti rinnakkain vanhan käytännön kanssa ja viimeistään seuraavan hallitus-/valtuustokauden alusta alkaen siirrytään pelkästään sähköiseen jakeluun. Annetut suositukset ovat yleispäteviä ja siten myös muiden kuntien käytettävissä.

The objective of this Thesis was to clarify what must be taken into account before implementing an electronic meeting procedure and how it should utilized in Vaala municipality. The research focused on finding out whether the members of municipal council and executive board in Vaala are willing to proceed to electronic approach and what are their skills regarding to it.

The theoretical section examines the impacts that development of information society and services have on egovernment in the public sector. The theory section also deals with implementation of change in the organization.

The study was conducted as a case study where both qualitative and quantitative research methods were applied. The data were gathered through the inquiry which was sent to target group. The results of the inquiry were analyzed with Excel spreadsheet program. Additionally the data were gathered by interviewing an expert and by sending email queries to the municipalities that already use electronic meeting procedure.

The results of the inquiry indicated that slightly more than half of the target group would like to execute the new procedure and that almost everyone had needed abilities. At first, in order to improve the attitudes and to facilitate the transformation, the municipality should introduce and rationalize the new procedure as a whole to officials elected to positions of trust and choose the most suitable option from the given technical choices. The conclusion was that the electronic meeting procedure can be carried out in Vaala with electronic delivery of the documents side by side with the old procedure. Electronic delivery of the documents should be the only procedure in use at latest in the next period of municipal council and executive board. The given recommendations are generic and accessible also to the other municipalities.