Palkkahallinnon ulkoistamisen vaikutus esimiesten työajankäyttöön - Case Limingan kunta

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Limingan kunta. Opinnäytetyön tarkoituksena oli talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ulkoistamisen ja kunnassa käyttöön otettavan uuden toimintatavan myötä ohjeistuksen laatiminen esimiehille ja työntekijöille. Opinnäytetyö rajattiin koskemaan vain henkilöstöhallintoa (palkkahallinto). Opinnäytetyössä tehtiin lisäksi tutkimus esimiesten työajankäytöstä käyttäen toimintolaskentaa välineenä. Tutkimuksen pääasiallisena tavoitteena oli saada selville, oliko palkkahallinnon ulkoistamisella vaikutusta esimiesten työajankäyttöön.

Opinnäytetyössä on käytetty kahta eri lähestymistapaa. Toisaalta se on konstruktiivinen tutkimus, jonka lopputuloksena syntyi konkreettinen tuotos eli ohjeet esimiehille ja työntekijöille. Toisaalta opinnäytetyö on tapaustutkimus. Tutkimuksen kohteena oli pieni joukko esimiehiä, joiden työaikaa seurattiin neljän viikon ajan. Tutkimus on toteutettu laadullisena tutkimuksena ja sen aineisto on koottu työajanseurantalomakkeella sekä Webropol – kyselyllä.

Opinnäytetyön tietoperustana on käytetty pääasiassa toimintolaskennan ja ulkoistamisen teorioita sekä kirjallisuudessa esiintyvää aineistoa esimiehille kuuluvista tehtävistä.

Työajanseuranta toteutettiin esimiehillä Limingan kunnassa yhteensä neljän viikon aikana, joista kaksi viikkoa toteutettiin ennen ulkoistamista ja kaksi ulkoistamisen jälkeen. Tutkimuksen mukaan esimiesten työajasta 48 % kului oman yksikön hallinnollisiin tehtäviin, 26 % henkilöstöhallinnon, 10 % taloushallinnon, 9 % muihin tehtäviin sekä 7 % muuhun kuin esimiestyöhön. Palkkahallinnon ulkoistamisella ei tämän tutkimuksen perusteella voitu sanoa olevan vaikutusta esimiesten työajankäyttöön.

Tutkimuksen tuloksia voidaan käyttää hyväksi kunnassa prosessien kehittämisen lisäksi esimiesten oman työajan hallinnassa. Esimiehet saivat työajanseurannalla tietoa siitä, mihin heidän työaikansa kuluu. He pystyvät tulevaisuudessa muuttamaan toimintatapojansa, tehostamaan toimintaansa ja käyttämään enemmän aikaa tärkeiden tehtävien tekemiseen.

The assigner of the thesis was the municipality of Liminka. The purpose of the thesis was to draw up instructions to the superiors and employees. The reason for this was that financial management and human resources management was outsourced and the new cause of action was introduced in the municipality. The thesis was determined off to only apply to the human resource management (payroll administration). In the thesis a study on the superiors' use of working hours was conducted using activity-based cost accounting as a tool. The main objective of the study was to find out if the outsourcing had an effect on the superiors' working hours.

In the thesis two different approaches have been used. On one hand, it is a constructive study the final result of which is a concrete output, in other words the instructions to the superiors and employees. On the other hand, the thesis is a case study. The object of the study was a small group of superiors whose working hours were followed for four weeks. The study has been carried out as a qualitative study and its material has been collected with the help of Webropol inquiry and working hour form.

The main sources in the theoretical background included theories of activity-based cost accounting and outsourcing. In addition the background discusses literature about superiors’ tasks.

The uses of working hours of the superiors in the municipality of Liminka were monitored for four weeks; two weeks before and two weeks after the outsourcing. According to the study, 48% of the superiors' working hours were spent on the administrative tasks of their own unit, 26% on human resources management, 10% on financial management, 9% on other tasks and 7% on other than superior work. Based on this study, outsourcings of the payroll administration do not seem to have affected on the superiors' working hours.

The results of the study can be utilized in the municipality in the control of the superiors' use of their own working hours. The superiors received the information about where their work time is spent. They are able to change their methods of action in the future, they are able to rationalize their operations and they are able to use more time to do important tasks.