Intranet ja sosiaalinen media organisaation sisäisessä viestinnässä

Abstract

The purpose of the thesis was to study how the client organisation’s new intranet functions in work community communication and in internal communication The aim was also to find out if the employees use the tools of social media on the intranet.

The thesis is built on the notion that intranet improves organisations internal communication and utilizing an intranet widely helps to helps to enhance communication among the employees and creates new interactive communication possibilities.

The thesis sought answers to the following questions: How is an intranet perceived as a tool of internal communication? What kind of information do employees search on the intranet and does the content meet their needs? How widely are social media tools and practices used on an intranet? Are the employees ready to use these tools and do they see them useful?

The theory part of the thesis explored general scientific theories and literature on social media jne. In the research part of the thesis a quantitative survey was made among the personnel of the client organisation. The last part of the thesis contains the analysis of the responses in the survey, conclusions and proposals for action.

The study demonstrated that an intranet is a significant tool for internal communication. It is widely used in the client organisation. On the contrary, social media tools are not so often used on the client organisation's intranet. The employees do not consider them useful; they are also less aware of the tools.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajaorganisaation uuden intranetin toimivuutta sisäisen viestinnän välineenä sekä kuinka intranetissä olevat sosiaalisen median työkalut on kohde-organisaatiossa otettu käyttöön. Opinnäytetyössä etsittiin vastausta intranetin merkitykselle sisäisen viestinnän välineenä sekä tutkittiin onko intranetissä tarvetta sosiaalisen median työkaluille ja aut-tavatko ne vuorovaikutteisuuden ja avoimuuden kulttuurin lisäämisessä. Opinnäytetyön johtoajatuksena oli, että intranetin avulla voidaan parantaa organisaation sisäistä viestintää ja intranetin monipuolinen hyödyntäminen organisaatiossa auttaa parantamaan organi-saation työntekijöiden keskinäistä kommunikointia ja luomaan uusia vuorovaikutteisia viestintämah-dollisuuksia. Opinnäytetyön toteuttaminen rakentui teoriaosaan, jossa perehdyttiin kirjallisuuteen, artikkeleihin ja muihin lähteisiin koskien sisäistä viestintää ja sosiaalisen median työkaluja. Teoriaperustaa seu-rasi tutkimusosuus, jossa toteutettiin tutkimus kvantitatiivisena kyselynä koko organisaation henki-lökunnalle. Viimeisessä osiossa analysoitiin tutkimuksen tulokset ja esitettiin niihin perustuvat joh-topäätökset ja jatkotoimenpide-ehdotukset. Kysely osoitti, että intranetillä on suuri merkitys kohdeorganisaatiossa tiedon lähteenä sekä sisäi-sen viestinnän välineenä. Intranetistä etsitään eniten tietoa ajankohtaisista asioista, tietoa koulu-tuksista sekä ohjeita ja lomakkeita. Uusi intranet on otettu hyvin käyttöön, mutta siinä koetaan olevan vielä puutteellisuuksia tietojen löydettävyydessä. Intranetissä olevat sosiaalisen median työkalut sen sijaan on otettu aika vähäisessä määrin käyttöön ja eikä niitä koeta kovinkaan hyödyl-lisinä. Kohdeorganisaation intranet on toimiva sisäisen viestinnän väline ja intranetin sisältö vastaa hyvin työntekijöiden tarpeisiin. Sisältöä tulee kuitenkin kehittää ja muistaa pitää se ajantasaisena käyttö-aktiivisuuden ylläpitämiseksi. Sosiaalisen median työkalujen mahdollisuuksia tulee tuoda enemmän esille ja yrittää saada niihin hyödyllisiä ja mielenkiintoisia sisältöjä käytön lisäämiseksi.