Tutkimus tietohallinnon sisäisen wikin uudistuksen

Abstract

Insinöörityössä selvitettiin mahdollisuuksia tietohallintoosaston sisäisen wikin uudistukseen. Wikiin tarvittiin uusia ominaisuuksia ja parempaa käytettävyyttä. Uudistuksessa otettiin huomioon myös wikin rakenne ja sen uudistaminen toimivammaksi. Yhtenä haasteena koettiin wikin päivittäisen käytön jalkauttaminen tasapuolisesti käyttöön kaikille tietohallinnon työntekijöille. Kaikkien tulee lähtökohtaisesti tuottaa, muokata ja etsiä tietoa. Näiden tutkimusongelmien pohjalta lähdettiin selvittämään eri mahdollisuuksia.

Työssä tutkittiin, olisiko jokin muu kuin wiki alustana parempi käytössä. Tultiin kuitenkin siihen tulokseen tutkinnan jälkeen, että wiki on paras ja monikäyttöisin alusta tietohallinnon tarpeisiin. Tämän jälkeen alettiin kartoittaa mahdollisia wikialustoja. Alustoja vertailtiin niiden ominaisuuksien perusteella: mitä ohjelmointikieltä on käytetty, onko alusta toteutettu avoimella lähdekoodilla, käyttääkö alusta tietokantaa. Vähimmäisvaatimuksena käytettävälle ohjelmalle oli ohjelmointikielenä PHP, tietokantayhteys ja avoin lähdekoodi. Lisäksi mietittiin mahdollisia käytettäviä lisäosia, kuten rss-syöte ja semanttinen hakutoiminto.

Lopulliseen tulokseen päästiin kolmen wikin tarkemmalla tutkinnalla. Niistä valittiin vähimmäisvaatimukset täyttävä ja jo käytössä ollut Tikiwiki. Tikiwikin versiopäivityksellä ja uusien ominaisuuksien ja rakenteen käyttöönotolla päästään haluttuun lopputulokseen wikin paremmassa käytettävyydessä. Uuden wikin toteutuksen jälkeen se otetaan käyttöön yhtä tärkeänä työkaluna kuin mikä tahansa muu päivittäin käytettävä työkalu. Lopuksi mietittiin myös tulevaisuuden näkymiä wikille, sen käytön laajentamista koko konsernin tasolle. Tällöin saataisiin toimiva ohjepankki työntekijöille käyttöön IT-ongelmista sekä päästäisiin valottamaan tietohallinnon päivittäistä työtä vaikka blogin merkeissä asiakaskunnalle.

Web 2.0 has brought wikis, blogs and social media into every day working culture. They ease many daily problems at work like communication between co-workers, information retrieval and storing important manuals and knowledge. In this thesis I was doing a research for the best choice of wiki platform to substitute the old one that is used internally at ICT-department.

The old wiki was getting out-of-date and had to be improved. The structure of wiki was modified to be clearer and new features to wiki such as RSS-feed and semantic search were planned so that its use would be more efficient. Wiki would become necessary daily utility to employees which would give them added value for their work.

For a start there were examinations of other platforms than wikis. When it was discovered that wikis where the best solution began the research for the best wiki platform. They were evaluated by technical specifications. PHP for programming language, database option and open source were wanted. The solution was to use Tikiwiki as a platform. It has already been in use until now. Upgrading the existing Tikiwiki and bringing in new features and structure will give a more functional wiki platform for users. Maybe one day in the future we can develop the wiki for the entire corporation to use as a source of information in ICT-problems and share ICT-department’s daily life with those who have no idea what kind of things ICT-department deals with.