Palkanlaskennan toimintaohjeiston kehittäminen käyttäjäystävällisemmäksi toimeksiantajayrityksessä
Markkula, Susanna (2014)
Markkula, Susanna
Oulun ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405107022
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405107022
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoitus on kehittää toimeksiantajayrityksen palkanlaskennan toimintaohjeistoa käyttäjäystävällisemmäksi. Kehittämistehtävän valintaan vaikutti toimeksiantajayrityksessä vallalla ollut käsitys siitä, että toimintaohjeistoa ei käytetä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää käyttävätkö palkanlaskijat toimintaohjeistoa, ja jos eivät niin miksi. Tämän lisäksi tutkimuksessa pyrittiin selvittämään, kuinka toimintaohjeistoa tulisi muuttaa, jotta se palvelisi tarkoitustaan. Tutkimuksessa käytettiin sekä laadullisia että määrällisiä tutkimusmenetelmiä. Tietoa toimintaohjeiston käytöstä kerättiin kyselyllä, joka lähetettiin kaikille yrityksessä työskenteleville palkanlaskijoille. Tämän lisäksi kyselyn tuloksien pohjalta rakennettiin havainnointitilanne, jonka yhteydessä toteutettiin pienimuotoinen haastattelu. Painoarvo tutkimustuloksien tulkinnassa oli laadullisilla kysymyksillä, sillä tutkimuksessa selvitettiin palkanlaskijoiden kokemuksia toimintaohjeiston käytöstä.
Kyselyn perusteella selvisi, että tiedon löytyminen toimintaohjeistosta koettiin haastavaksi ja tämä oli suurin syy miksi toimintaohjeistoa ei käytetty. Tiedon etsimiseen meni palkanlaskijoiden mielestä liian kauan aikaa ja tämän vuoksi ongelmatilanteissa käännyttiin mieluummin esimerkiksi kollegan puoleen. Toimintaohjeiston käyttömukavuuteen liittyen kyselyssä nostettiin esiin selkeän sisällysluettelon ja hakutoiminnon puuttuminen sekä tiedon jäsennys yläotsikoiden alle. Havainnoinnissa nousivat esiin samat asiat kuin kyselyissä. Kaikki havainnoinnin kohteet olivat sitä mieltä, että tiedon etsimiseen meni liian kauan aikaa. Havainnoinnin yhteydessä selvisi, että ohjeet eroavat toisistaan niin sisällöllisesti kuin ulkoisesti.
Tutkimustulosten pohjalta kehitettiin konkreettinen ehdotus toimintaohjeiston sisällön uudelleen jäsentämiseen. Toimintaohjeistolle tulee kehittää hakutoiminto ja sivukartta. Nämä parantaisivat toimintaohjeiston käyttäjäystävällisyyttä. Tieto jäsenneltiin uudelleen kahdella eri menetelmällä. Näen toimintaohjeiston käytön uusien palkanlaskijoiden koulutuksessa olevan avainasemassa toimintaohjeiston logiikan selventämiseksi. Kun palkanlaskija oppii käyttämään toimintaohjeistoa, hän löytää tiedon sieltä nopeasti ja tietää minkälaisiin tilanteisiin toimintaohjeistoa voi käyttää.
Kyselyn perusteella selvisi, että tiedon löytyminen toimintaohjeistosta koettiin haastavaksi ja tämä oli suurin syy miksi toimintaohjeistoa ei käytetty. Tiedon etsimiseen meni palkanlaskijoiden mielestä liian kauan aikaa ja tämän vuoksi ongelmatilanteissa käännyttiin mieluummin esimerkiksi kollegan puoleen. Toimintaohjeiston käyttömukavuuteen liittyen kyselyssä nostettiin esiin selkeän sisällysluettelon ja hakutoiminnon puuttuminen sekä tiedon jäsennys yläotsikoiden alle. Havainnoinnissa nousivat esiin samat asiat kuin kyselyissä. Kaikki havainnoinnin kohteet olivat sitä mieltä, että tiedon etsimiseen meni liian kauan aikaa. Havainnoinnin yhteydessä selvisi, että ohjeet eroavat toisistaan niin sisällöllisesti kuin ulkoisesti.
Tutkimustulosten pohjalta kehitettiin konkreettinen ehdotus toimintaohjeiston sisällön uudelleen jäsentämiseen. Toimintaohjeistolle tulee kehittää hakutoiminto ja sivukartta. Nämä parantaisivat toimintaohjeiston käyttäjäystävällisyyttä. Tieto jäsenneltiin uudelleen kahdella eri menetelmällä. Näen toimintaohjeiston käytön uusien palkanlaskijoiden koulutuksessa olevan avainasemassa toimintaohjeiston logiikan selventämiseksi. Kun palkanlaskija oppii käyttämään toimintaohjeistoa, hän löytää tiedon sieltä nopeasti ja tietää minkälaisiin tilanteisiin toimintaohjeistoa voi käyttää.