Ohjelmistorobotiikkapilotti Oulun yliopiston talousosastolla

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli toteuttaa ohjelmistorobotiikan käyttöönoton pilottiprojekti Oulun yliopiston talousosastolla. Organisaatiossa haluttiin saada uutta tietoa ja osaamista ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä taloushallinnonprosesseissa. Tavoitteena oli automatisoida yksi taloushallinnon prosessi sekä kasvattaa organisaation osaamista ohjelmistorobotiikkaprojektin toteuttamisesta käytännössä. Ohjelmistorobotiikan pilottiprojekti toteutettiin Oulun yliopiston talousosastolla kesäkuun 2021 ja helmikuun 2022 välisenä aikana.

Opinnäytetyön lähestymistapana oli laadullinen toiminta- ja tapaustutkimus. Tarkoituksena oli saada tietoa kehittämistehtävänä olleesta tapauksesta eikä siinä pyritty yleistettävyyteen. Tietoperusta muodostui digitaaliseen taloushallintoon ja prosessien kehittämiseen liittyvästä aineistosta. Myös ohjelmistorobotiikan peruskäsitteitä on avattu teoriaosuudessa. Tietoperustana pyrittiin käyttämään mahdollisimman uutta lähdeaineistoa, koska teknologia kehittyy jatkuvasti ja tieto vanhenee nopeasti.

Pilottiprojekti aloitettiin keräämällä vaihtoehtoja automatisoitavaksi sopivista prosesseista. Kehittämistarpeiden kartoittamiseksi järjestettiin työpaja, jossa talousasiantuntijoilla oli mahdollisuus esittää ehdotuksiaan automatisoitavaksi prosessiksi. Kehittämistehtävän prosessi valittiin käyttäen apuna ohjelmistorobotiikan avulla automatisoitavaksi soveltuvien prosessien kriteereitä. Kehitystyön alkuvaiheessa laadittiin prosessikuvaus ja säännöt havainnoinnin ja keskustelujen avulla. Saadun aineiston perusteella ohjelmistorobotiikan toimittaja teki varsinaisen ohjelmointityön. Kehitystyön aikana käytiin keskustelua ja tarkennettiin prosessikuvausta tarvittavin osin. Robotin valmistuttua sitä testattiin käytännössä. Ennen käyttöönottoa laadittiin käyttöohjeet ja pidettiin talousasiantuntijoille koulutusta robotin käytöstä.

Ohjelmistorobotiikkapilotti onnistui kokonaisuudessaan odotusten mukaisesti. Tavoiteaikataulusta myöhästyttiin hieman, mutta siitä ei aiheutunut toimeksiantajalle suurta haittaa. Projektin avulla saatiin kerättyä arvokasta tietoa prosessien kehittämisestä ja automaatioprojektin toteuttamisesta käytännössä. Opinnäytetyön tärkeimpiä johtopäätöksiä olivat kehitysprojektin etukäteissuunnittelun tärkeys, riittävien resurssien varmistaminen sekä kehitettävän prosessin riittävän tarkka kuvaus ja analysointi. Pilottiprojektista saatua osaamista voidaan hyödyntää Oulun yliopiston prosessien kehittämisessä niin ohjelmistorobotiikan avulla kuin muillakin vaihtoehtoisilla tavoilla. Koska kyseessä oli toiminta- ja tapaustutkimus, ei tuloksia voida suoraan yleistää, mutta tämän projektin kokemuksista voidaan ottaa opiksi muissakin organisaatioissa.