Suunnittelua vaativa LVI-käyttäjäpalvelutyö, Espoon Tilapalvelut

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on suunnittelua vaativien maksullisten käyttäjäpalvelutöiden toteutus, ja se tehtiin Espoo konsernin Tilapalvelut-liikelaitoksen Palvelutuotannon Kunnossapitopalveluille.

Kunnossapitopalvelut on vastuussa Espoon omistamien ja ylläpitämien kiinteistöjen huolloista ja korjaustöistä kiinteistöjen elinkaaren aikana, joita toteutetaan huoltokirjojen ja käyttäjien tekemien korjauspyyntöjen perusteella.

Tehtävien töiden käsittelyyn käytetään ensisijaisesti Granlund Manager- ja Microsoft Dynamics -ohjelmistoja, joista Microsoft Dynamics on ainoastaan Tilapalvelut-liikelaitoksen käytössä.

Käyttäjillä on myös mahdollisuus tehdä käyttäjäpalvelutilauksia, jotka eivät sisälly sopimusten mukaisiin kunnossapitotöihin, vaan Tilapalvelut-liikelaitos laskuttaa niistä käyttäjää erikseen teettäessään työt, joko omana työnä tai puitejärjestelytoimittajillaan.

Varsinkin vaativammissa töissä, joihin tarvitsee suunnitelmat tai kilpailutuksen, on ilmennyt ongelmia vastuunjaosta, aikataulutuksesta, budjetoinnista ja tilausoikeuksista, joiden johdosta töitä on peruuntunut, vaikka Tilapalveluille onkin jo kertynyt työstä kustannuksia, jolloin kustannukset on jouduttu maksamaan vuosiohjelman budjetista.

Ongelmien ratkaisuksi ehdotetaan IMS-prosessinohjauskaavion käyttöönottamista Kunnossapitopalveluissa, jolloin toimintamalli yhtenäistyy; Espoo konsernin toimintaohjeista kootun tilausoikeustaulukon käyttämistä, johon on eritelty eri viranomaisten hankintarajat; käyttäjien tiedottamista erityisesti ennen kun kustannuksia alkaa kertymään, jotta tulevat kustannukset ja ajoitukset ovat tiedossa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja käyttäjäpalvelutyönä toteutettavien järjestelmien ylläpidon sisällyttämistä vuokrasopimukseen, jolloin järjestelmien huolto ei jää käyttäjän vastuulle vaan huollon voisi sisällyttää vuosiohjelmaan.

The purpose of this final year project was to study and develop the processes of user requested HVAC services not included in the basic maintenance service. That cause operational losses to the city department commissioning this project.

The information for this project was gathered from the code of conduct of the city, applicable laws and previously done customer service jobs in the city. The problems in previous jobs were identified and compared to the code of conduct and applicable laws.

It was established that the customers were often unaware of their monetary requisition limits and liabilities stated in the code of conduct, could not separate the difference between customer service and basic maintenance. Or did not understand the process of construction work.

The thesis created solution suggestion for the common problems. The suggestions include a requisition boundary sheet, clarifications to information and the removal of unnecessary parties from some parts of the process.

The project benefits the commissioning city department by reducing operational losses when employees comply with the instructions given. An individual employee following instructions will not misconduct and prevents possible repercussions.