Rakennusautomaatiourakoinnin tarjouslaskennan kehittäminen

Abstract

Tarjouslaskennan oikeellisuus ja tarjousten osuminen markkinahintaan määrittää reunaehdot urakan kannattavalle liiketoiminnalle. Tässä insinöörityössä kehitettiin Systempoint Oy:n rakennusautomaatiourakoinnin tarjouslaskennan osumatarkkuutta markkinahintaan eri suuruusluokan urakoissa. Yrityksessä oli havaittu, että pienempien urakoiden tarjouslaskennat osuivat markkinahintaan, kun taas isompien urakoiden tarjouslaskenta ylitti markkinahinnan.

Työssä haastateltiin yrityksen tarjouslaskentaan osallistunutta henkilöstöä ja analysoitiin kaksi eri suuruusluokan toteutunutta kohdetta ja niiden laskentoja, joiden pohjalta kehitettiin yrityksen sisäiseen käyttöön uusi laskentaohjelma. Laskentaohjelma toteutettiin Microsoft Excel -taulukkolaskentaohjelmistolla, joka tehtiin yhteensopivaksi Google Sheets -taulukkolaskentaohjelmiston kanssa.

Analysoinnin ja henkilöstön haastattelun tavoitteena oli asettaa vaatimukset uudelle tarjouslaskentaohjelmalle. Toteutuneiden kohteiden ja vanhojen laskentojen analysoinnista havaittiin, että arvioitu kokonaistyömäärä oli pienempi kuin projekteille kirjatut tunnit. Kuitenkin yrityksen tekemät urakat ovat olleet liiketoiminnan kannalta kannattavia. Molemmissa analysoiduissa kohteissa asennusten ja kulukorvausten arvioitu määrä jäi alle dokumentoitujen. Tämän lisäksi isommassa kohteessa projektinhoidolle lasketut tunnit jäivät kirjattuja tunteja pienemmäksi. Laskennassa käytetyt työmäärät ja hinnastot pohjautuivat kokeneiden järjestelmäasiantuntijoiden tekemään työhön. Osa urakoiden työtunneista on käytetty uuden henkilöstön koulutukseen, joten tarjouslaskennan työmäärien ei pitänytkään vastata täysin projekteille kirjattuja.

Uusi laskentaohjelma toteutettiin vastaamaan henkilöstön määrittelemiä vaatimuksia ja vanhan ohjelman tarpeita. Uusi laskentaohjelma testattiin laskemalla uudet tarjoukset analysoinnissa käytetyille kohteille. Ohjelma tuotti markkinahinnan mukaiset tarjouslaskelmat, ja se todettiin toimivaksi. Ohjelma saatiin vastaamaan yrityksen tarpeita, ja laskentatarkkuus parani vertailujen perusteella. Laskentaohjelman tarkkuuden säätö vaatii kuitenkin lisää toteutuneiden kohteiden ja laskentojen vertailua sekä henkilöstön palautteen keräämistä uuden laskentaohjelman käytöstä. Uusi laskentaohjelma mahdollistaa tarkemman tarjouslaskennan tarkastelun jatkokehityksiä varten.

The accuracy of contract price calculation together with market-priced bidding are key elements to a profitable business. The purpose of this thesis work was to develop calculation accuracy in building automation contracting for Systempoint Oy. The company has noticed variations in calculation accuracy in different-sized contracts. Smaller contract calculations met the market price whereas larger ones turned out to be above.

A new contract calculation program was developed by interviewing the employees who had participated in calculations and by analyzing the old program’s calculations from two completed contracts of different sizes. The program was implemented with Microsoft Excel spreadsheet software, and it was made compatible with Google Sheets spreadsheet software.

The target of the analysis and the interviews was to create requirements for the new contract calculation program. The company’s contracts have been profitable. However, based on the analysis of completed projects and the former calculations, the total calculated workload was smaller than the hours registered to the project. In both contracts, the calculations of installation workload and business travel expenses were lower than documented. Also, the calculated hours for project management were less than the documented hours in the larger project. The workload and prices used in the calculation are based on the company’s experienced system specialists. Part of the contract hours was spent on training new personnel, and therefore the calculated workload was not supposed to fully match the documented workload.

The new contract calculation program was implemented to meet the requirements defined by the employees and by fixing the deficiencies of the former program. The new program was tested by calculating contract prices for the same projects that were used in the analyses. The new contract calculation program provided market-priced calculations and it was found useful for the company. The new program met the company’s needs, and the calculation accuracy was improved according to the comparisons. Adjusting the accuracy of the new program requires more comparisons of completed contracts and their calculations. It is also necessary to collect employee feedback on the use of the new program. The new calculation program enables a more detailed review of contract calculations for further development.