Tiedonhallintajärjestelmän tarvekartoitus OSAO Haukiputaan rakennusalan yksikölle

Abstract

Opinnäytetyössä kartoitettiin Koulutuskuntayhtymä OSAO:n Haukiputaan yksikön rakennusalan toimeksiantona rakennushankkeiden nykytilanne tiedon vastaanottamisessa, tiedon jakamisessa ja tiedonhallinnassa. OSAO:n rakennushankkeet ovat pääsääntöisesti omakotitalohankkeita. Hankkeet toteutetaan lähes kokonaan opiskelijatyönä. Hankkeet kestävät kolmesta neljään vuotta.

OSAO:n Haukiputaan yksikön rakennushankkeiden tiedonhallinnan ja viestinnän nykytilanne selvitettiin teemahaastattelun avulla. Teemahaastatteluun valittiin OSAO:n Haukiputaan yksikön rakennushankkeissa mukana ollut pääsuunnittelija, eräässä OSAO:n yksikössä työskentelevä vastaava mestari sekä OSAO:n Haukiputaan yksikön rakentaman omakotitalon omistaja ja loppukäyttäjä. Teemahaastattelusta saatuja näkökulmia verrattiin tutkielman tekijän omiin kokemuksiin rakentamisesta sekä työskentelystä OSAO:n Haukiputaan yksikön rakennushankkeiden parissa. Nykytilanteen parantamiseksi teemahaastatteluun valittiin myös kaksi rakennusalan erityisosaajaa. Toinen heistä työskentelee Oulun alueen suuressa rakennusliikkeessä ja toinen erityisosaaja työskentelee Oulun ammattikorkeakoulun (OAMK) opettajana. Heiltä kysyttiin käytännön kokemuksia ja tulevaisuuden visioita rakennushankkeiden tiedonkulun, tiedon säilyttämisen ja tiedon jakamisen tarpeista. Teemahaastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin aihealueittain.

Koska rakennushankkeiden tietomäärän tulee kasvamaan tulevaisuudessa, rakennushankkeilla tulee olla toimiva hankealusta viestintään ja tiedonhallintaan. OSAO:n Haukiputaan yksikön rakennushankkeiden viestinnässä ja tiedonhallinnassa on paljon kehityskohteita pitkän hankeajan sekä henkilöstön ja opiskelijaryhmien vaihtuvuuden vuoksi. Näihin haasteisiin pystytään kuitenkin vastaamaan yksikössä käytössä olevilla ohjelmistoilla, kunhan ohjelmia kehitetään edelleen palvelemaan myös rakennushankkeen viestintää ja tiedonhallintaa. On myös tärkeää, että jokaisen rakennushankkeen alussa sovitaan yhteiset pelisäännöt hankkeen aikana käytössä olevasta viestintäkulttuurista. OSAO:n rakennushankkeiden hankealustaksi soveltuisi parhaiten opetuskäytössä oleva Pinja-ohjelmisto. Pinja-kurssialustalla voidaan hoitaa käyttöoikeuksien avulla tiedonhallinnan lisäksi myös sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Rakennushankkeiden työturvallisuuden ja laadunhallintaan soveltuisi parhaiten Congrid-ohjelmisto, joka on nykyisin osittain OSAO Haukiputaan yksikön käytössä. Kiinteistön omistaja ja loppukäyttäjä saa käyttöönsä kiinteistön hankinnan yhteydessä jäsennellyn ja selkeän kokonaisuuden kiinteistöön liittyvistä tiedoista. Kiinteistön omistaja ja loppukäyttäjä saa perinteisen Talokansion, johon kerätään kaikki kiinteistön dokumentit sekä kiinteistön huoltokirja. Talokansio tulee päivittää takuuajan lopussa.