Apotin käyttöönotto anestesia- ja leikkausosastoilla : käyttöönottoon valmistautuminen sekä nykytilanteen arviointi anestesia- ja leikkausosastojen tukihenkilöiden näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää, miten hyvin Apotin tuomaan toiminnanmuutokseen valmistauduttiin yksiköissä - miten siitä selvittiin akuutilla käyttöönoton hetkellä - ja minkälainen tilanne on nyt, kun käyttöönotosta on kulunut aikaa. Työn tavoitteena on kuvata tukihenkilöiden näkökulmasta toteutunutta Apotti-järjestelmän käyttöönottoa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin anestesia- ja leikkausosastoilla ja tuottaa tietoa kehittämistä varten. Opinnäytetyön tuloksia ja toimenpide-ehdotuksia voidaan hyödyntää HUS:n anestesia- ja leikkausosastoilla tukihenkilöiden toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen.

Opinnäytetyössä käytettiin aineistonkeruumenetelmänä kyselytutkimusta, tulokset analysoitiin tilastollisin menetelmin ja esitellään numeerisina arvoina. Tutkimukseen osallistujat valittiin siten, että he olivat joko toimineet tai toimivat Apotti - tukihenkilön roolissa HUS:n anestesia- ja leikkausosastolla. Kyselyyn vastasi 16,2 % tavoitellusta kohderyhmästä.

Tukihenkilön rooli on merkittävä käyttöönoton onnistumisen kannalta. Tehtävässä onnistumiseen auttaa vapaaehtoisuus, motivaatio auttaa muita käyttäjiä yksikössä sekä organisaation tarjoamat mahdollisuudet toimia tehtävässä. Potilastietojärjestelmän käyttöönotto on suuri toiminnanmuutos ja sillä on edellytykset onnistua, kun tukihenkilöt suhtautuvat positiivisesti muutokseen ja ymmärtävät kliiniset työnkulut.

Tukihenkilöiden mielestä leikkausosaston henkilökunnalle suunnattu perehdytys ja koulutus eivät vastanneet riittävästi käyttöönoton tarpeisiin. Tukihenkilön roolissa toimivien harjoittelun mahdollistaminen järjestelmää jo käyttävässä yksikössä koettiin hyödylliseksi. Tietotekniset valmiudet kehittyivät käyttöönoton jälkeen paremmiksi sekä tukihenkilöillä, että muilla käyttäjillä heidän yksiköissään. Esihenkilöt eivät tukeneet riittävästi toimimista tukihenkilönä, organisaatiolta olisi myös toivottu enemmän tukea sekä jatkuvuus tukihenkilöiden roolille ei toteutunut odotetusti.

Käyttöönoton jälkeisessä vaiheessa tukihenkilöiden omat asenteet järjestelmää kohtaan olivat parantuneet selkeästi. Yksiköissä yleisesti asenteet olivat melko kielteisiä jo ennen käyttöönottoa, ja käyttöönoton jälkeen kielteinen asenne oli vielä lisääntynyt. Anestesia- ja leikkausosastoilla toimivat tukihenkilöt osaavat mielestään käyttää järjestelmää riittävän hyvin työtehtävissään. Tukihenkilöiden näkökulmasta myös yksiköissä oli opittu käyttämään järjestelmää riittävän hyvin.

The purpose of this thesis is to describe how well the departments were prepared for the change in operations brought about by Apotti - how they coped with it at the time of the acute implementation - and what the situation is now that time has passed since the implementation. The aim of the study is to describe the implementation of Apotti in the anaesthesia and surgery departments of the Helsinki and Uusimaa Hospital District from the perspective of support person and to provide information for further development. The results of the thesis and suggestions for action can be used to support and develop the activities of support person in the anaesthesia and surgery departments of HUS.

In the thesis, a questionnaire was used as a data collection method, the results were analyzed using statistical methods and presented as numerical values. The participants were selected as they had either worked or were currently working in the role of an Apotti support person in the anaesthesia and surgery department of HUS. 16.2% of the target population responded to the survey.

The role of the support person is important for the success of the implementation. Volunteerism, motivation to help other users in the unit and the opportunities offered by the organization to play a role will all contribute to the success of the role. The implementation of a patient information system is a major change in operations and has the potential to succeed when support persons are positive about the change and understand the clinical workflows.

Support persons felt that the induction and training provided to the surgical staff did not adequately meet the needs of the implementation. The provision of training for support persons in a unit already using the system was seen as useful. The IT skills of both support persons and other users in their units improved after the implementation. However, there was not enough support from the managers to act as support staff and more support from the organization would have been desirable and continuity in the role of support person was not achieved as expected.

After the implementation, support persons own attitudes towards the system had clearly improved. In general, attitudes in the units were already quite negative before the implementation and were even more negative afterwards. Support persons in the anaesthesia and operating departments feel that they can use the system adequately in their work. They also felt that the units had learned to use the system well enough.