Työntekijäkokemusta vahvistavan virtuaalisen perehdytysprosessin kehittäminen
Kuusisto, Suvi (2022)
Avaa tiedosto
Lataukset:
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205098057
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205098057
Tiivistelmä
Tämä toiminnallinen kehittämistehtävä toteutettiin Yleisradio Oy:lle. Työn tarkoituksena oli kehittää Ylen yhtiötasoista perehdytysprosessia virtuaalisesti. Tavoitteena oli tukea perehtyjien positiivista työntekijäkokemusta ja sitoutumista työsuhteen alusta lähtien sekä edistää yhtiön strategisia tavoitteita. Tehtävä rajautui Ylen henkilöstöyksikön tarjoamaan, kaikille uusille sekä pidempään poissa olleille työntekijöille suunnattuun perehdytyksen osaan.
Opinnäytetyö alkoi laajemmasta onboarding-palvelukokonaisuuden kehitysprojektista ja siihen kuuluvista työpajoista, jotka järjestettiin Ylellä marraskuussa 2019. Opinnäytetyön tekijän tavoitteeksi määritettiin Ylen yhtiötasoisen perehdytyksen kehittäminen työpajoissa tehtyjen löydösten pohjalta. Opinnäytetyön tekijän työssään kerryttämän tietotaidon lisäksi tietoperustana hyödynnettiin lähdekirjallisuutta. Se käsitteli pääasiassa työntekijäkokemusta, tulokaskokemusta, perehdytystä ja etätyöskentelyä.
Konkreettinen kehitystyö käynnistyi vuoden 2020 alussa, jolloin uudistettiin esihenkilöille tarkoitetut perehdytysohjeet ja uusille työntekijöille suunnattu virtuaalinen esiperehdytysmateriaali. Maaliskuussa 2020 valtaosa Ylen työntekijöistä siirtyi koronapandemian vuoksi etätöihin. Myös rekrytointi ja perehdytys siirtyivät verkkoon, jolloin oli luotava niitä tukevia uusia toimintatapoja. Uusille työntekijöille suunnatut tapahtumat muutettiin verkkototeutuksiksi ja virtuaaliselle oppimisalustalle luotiin perehdytyskurssi. Virtuaalisen perehdytyskurssin suomenkielinen versio julkaistiin kesäkuussa ja ruotsinkielinen versio marraskuussa 2020. Eri osioista pyrittiin muodostamaan selkeä kokonaisuus, jonka löydettävyyttä tehostettiin muun muassa automatisoidun viestinnän keinoin.
Opinnäytetyön empiirisessä osiossa käsiteltiin esiperehdytysmateriaalista ja virtuaalisesta perehdytyskurssista kesäkuun 2020 ja joulukuun 2021 välillä kerättyjä palautteita. Palautetta kerättiin kvalitatiivisella kyselylomakkeella perehdytyskurssin yhteydessä. Tavoitteena oli selvittää kurssin suorittaneiden henkilöiden kokemuksia esiperehdytysmateriaalista, virtuaalisesta perehdytyskurssista sekä perehdytysprosessista yleisellä tasolla.
Palautteiden perusteella etätyöskentely ei juurikaan muuta perehdytykseen kohdistuvia vaatimuksia, mutta se luo haasteita ja korostaa tiettyjä seikkoja. Virtuaalisessa perehdytyksessä korostuvat erityisesti suunnitelmallisuuden, aikataulutuksen sekä relevantin tiedon merkitys. Perehtyjille on myös tarpeen luoda sosiaalisia kontakteja ja saada henkilökohtaista tukea joko omalta esihenkilöltään tai mentoriltaan. Palautteet vahvistivat henkilöstöyksikön tarjoaman yhtiötasoisen perehdytyksen tärkeyden. Palautteiden mukaan se täydentää perehdytyskokonaisuutta, tarjoaa relevanttia tietoa, liittää perehtyjän osaksi laajempaa merkitystä sekä vahvistaa yhteisöllisyyttä ja innostuneisuutta. Kokonaisuutena opinnäytetyöprosessi antaa hyvän tietopohjan perehdytyksen jatkokehittämiselle sekä tulevan HR-järjestelmän onboarding-toiminnon hyödyntämiselle.
Opinnäytetyö alkoi laajemmasta onboarding-palvelukokonaisuuden kehitysprojektista ja siihen kuuluvista työpajoista, jotka järjestettiin Ylellä marraskuussa 2019. Opinnäytetyön tekijän tavoitteeksi määritettiin Ylen yhtiötasoisen perehdytyksen kehittäminen työpajoissa tehtyjen löydösten pohjalta. Opinnäytetyön tekijän työssään kerryttämän tietotaidon lisäksi tietoperustana hyödynnettiin lähdekirjallisuutta. Se käsitteli pääasiassa työntekijäkokemusta, tulokaskokemusta, perehdytystä ja etätyöskentelyä.
Konkreettinen kehitystyö käynnistyi vuoden 2020 alussa, jolloin uudistettiin esihenkilöille tarkoitetut perehdytysohjeet ja uusille työntekijöille suunnattu virtuaalinen esiperehdytysmateriaali. Maaliskuussa 2020 valtaosa Ylen työntekijöistä siirtyi koronapandemian vuoksi etätöihin. Myös rekrytointi ja perehdytys siirtyivät verkkoon, jolloin oli luotava niitä tukevia uusia toimintatapoja. Uusille työntekijöille suunnatut tapahtumat muutettiin verkkototeutuksiksi ja virtuaaliselle oppimisalustalle luotiin perehdytyskurssi. Virtuaalisen perehdytyskurssin suomenkielinen versio julkaistiin kesäkuussa ja ruotsinkielinen versio marraskuussa 2020. Eri osioista pyrittiin muodostamaan selkeä kokonaisuus, jonka löydettävyyttä tehostettiin muun muassa automatisoidun viestinnän keinoin.
Opinnäytetyön empiirisessä osiossa käsiteltiin esiperehdytysmateriaalista ja virtuaalisesta perehdytyskurssista kesäkuun 2020 ja joulukuun 2021 välillä kerättyjä palautteita. Palautetta kerättiin kvalitatiivisella kyselylomakkeella perehdytyskurssin yhteydessä. Tavoitteena oli selvittää kurssin suorittaneiden henkilöiden kokemuksia esiperehdytysmateriaalista, virtuaalisesta perehdytyskurssista sekä perehdytysprosessista yleisellä tasolla.
Palautteiden perusteella etätyöskentely ei juurikaan muuta perehdytykseen kohdistuvia vaatimuksia, mutta se luo haasteita ja korostaa tiettyjä seikkoja. Virtuaalisessa perehdytyksessä korostuvat erityisesti suunnitelmallisuuden, aikataulutuksen sekä relevantin tiedon merkitys. Perehtyjille on myös tarpeen luoda sosiaalisia kontakteja ja saada henkilökohtaista tukea joko omalta esihenkilöltään tai mentoriltaan. Palautteet vahvistivat henkilöstöyksikön tarjoaman yhtiötasoisen perehdytyksen tärkeyden. Palautteiden mukaan se täydentää perehdytyskokonaisuutta, tarjoaa relevanttia tietoa, liittää perehtyjän osaksi laajempaa merkitystä sekä vahvistaa yhteisöllisyyttä ja innostuneisuutta. Kokonaisuutena opinnäytetyöprosessi antaa hyvän tietopohjan perehdytyksen jatkokehittämiselle sekä tulevan HR-järjestelmän onboarding-toiminnon hyödyntämiselle.