Toimeksiantona yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän määrittelyvaihe

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on luoda toiminnanohjausjärjestelmäprojektiin prosessikuvausdokumentti osana toimeksiantajayrityksen määrittelyvaiheprojektia. Yrityksen liiketoiminta on osa globaalin emoyhtiön toimintaa terveydenhuollon alalla, hyvin laaja-alaista ja koostuu lukuisista erilaisista prosesseista. Projektissa halutaan selvittää, voiko emoyhtiön käytössä olevaa järjestelmää tuoda toimeksiantajayrityksen käyttöön. Toimeksiantajayritykselle määrittelyvaihe on emoyhtiön projektista riippumatta myös ajankohtainen, sillä nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän tuki on supistumassa ja joko järjestelmän päivitys tai vaihto on lähivuosina ajankohtaista. Uuden järjestelmän tavoitteena on yhdenmukaistaa prosesseja, kehittää ja tehostaa toimintaa, vastata paremmin raportointitarpeisiin sekä yksinkertaistaa ja helpottaa järjestelmän käyttöä loppukäyttäjän näkökulmasta mahdollistaen automatisoidumman työskentelytavan.

Työn tietoperusta koostuu pääosin alan kirjallisuudesta, artikkeleista ja sähköisistä lähteistä. Tietoperustassa käsitellään mahdollisimman kattavasti toiminnanohjausjärjestelmän kriittiset pisteet määrittelyvaiheeseen. Toiminnanohjausjärjestelmä on laaja ja moniulotteinen kokonaisuus, jota on kuvattu tietoperustassa yleisesti peilaten sen historiaan ja kehitykseen sekä modulaarisuuteen. Lisäksi tietoperustassa käsitellään tietojärjestelmän elinkaarta sekä toiminnanohjausjärjestelmäprojektin ja prosessien kuvaamista. Näiden lisäksi tietoperustassa on avattu vaatimusmäärittelyä ja vaatimusmäärittelydokumenttia.

Tietoperustan jälkeen työssä käsitellään toimeksiantajan projektin etenemistä ja projektiryhmän työskentelyä luomassa nykytilan kuvausta vaatimusmäärittelyyn ja tulevaan järjestelmävaihdokseen. Projektin eteneminen ei sujunut täysin ennakkotavoitteiden mukaisesti, vaan aikataulutuksessa ja resurssoinnissa ilmeni haasteita. Haasteiden myötä toimeksiantaja huomasi, kuinka hyödyllinen olisi opas järjestelmäprojektin määrittelyvaiheen prosessien ja tarpeiden kuvauksiin, jotta tulevaisuuden projekteissa jokaisen ei tarvitse opetella samoja asioita uudelleen. Näiden johdosta opinnäytetyön suuntaa muuttui kesken opinnäytetyöprosessin vaatimusmäärittelydokumentista prosessikuvausdokumentiksi. Opinnäytetyön lopputuotoksena syntyi liitteenä oleva prosessikuvausdokumentti yrityksen nykytilan prosessirakenteen kuvaamiseen.

Dokumentin tarkoituksena on helpottaa määrittelyvaihetta tehden siitä ennakoitavampaa ja hallittavampaa. Dokumentissa oleva runko yrityksen prosessien kuvaamiseen helpottaa toiminnanohjausjärjestelmä projektin hallintaa ja sen resursointia oikeilla henkilöillä projektissa liiketoiminnan eri osa-alueilta. Dokumentin sisältö pohjautuu toimeksiantajayrityksen vaatimusmäärittelyprojektin tuomiin havaintoihin ja tarpeisiin. Se vastaa yleisellä tasolla toimeksiantajan vaatimusmäärittelyprojektiin kuulunutta nykytilan ja prosessirakenteiden kuvaamista, mutta siitä on pyritty laatimaan mahdollisimman monella toimialalla toimivalle yritykselle koosta riippumatta toimivaa dokumenttia.