Huolintatoimeksiantoihin liittyvän kommunikoinnin selkeyttäminen ja prosessin tehostaminen

Abstract

Tämän insinöörityön aiheena on huolintatoimeksiantoihin liittyvän kommunikoinnin selkeyttäminen ja prosessin tehostaminen. Insinöörityön tavoitteena on kehittää kohdeyrityksen huolitsijoiden sähköpostiviestintää sekä dokumentinhallintaa, tutkia uusia menetelmiä ja toimintatapoja sisäistä viestintää varten sekä löytää ratkaisu ulkoisten asiakkaiden toimeksiantoihin.

Tämä insinöörityö perustuu yrityksen huolintatiimin, kahden eri tiimin tiiminvetäjän sekä IT-asioista vastaavan johtoryhmän jäsenen haastatteluihin, yrityksen sisäisiin tiedostoihin sekä huolintatiimin yhteissähköpostiin. Tutkimus alkaa nykytila-analyysillä, joka koskee yrityksen nykyisiä työskentelyprosesseja, viestintätyökaluja, muiden tiimien toimintatapoja sekä yhteissähköpostin nykytilaa. Tämän jälkeen edetään kirjallisuuteen, missä parhaita käytäntöjä kirjallisuudesta on tutkittu. Lopuksi insinöörityön tuotos rakennetaan ja esitetään kehitysehdotusten muodossa.

Insinöörityössä tehtyjen havaintojen pohjalta kehityskohteiksi tunnistettiin huolintatiimin ohjeiden, dokumenttien ja sähköpostin hallinta. Kehitettäviksi kohteiksi tunnistettiin myös asiakkaiden toimittamat toimeksiannot sekä huolintatiimin hyödyntämät viestintätyökalut. Näiden seurauksena huolintatiimin sähköpostin hallinta, työskentelyprosessit sekä viestintä on puutteellista.

Tämän insinöörityön tuotos koostuu kehitysehdotuksista ja toimenpiteistä, joiden avulla viestintää sekä toimeksiantojen hoitamista voidaan selkeyttää ja tehostaa. Kehitysehdotukset perustuvat sisäisen viestinnän ja dokumentinhallinnan kehittämiseen, standardoidun lomakkeen luomiseen, turhien viestintäkanavien poistamiseen, sähköpostin kokonaisvaltaiseen hallintaan sekä työntekijöiden viestintätyökalujen eritasoisen osaamisen huomioimiseen.