Taloushallinnon sähköistäminen tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää sähköisen taloushallinnon tarjoamia mahdollisuuksia sekä sen käyttöönottoa toimeksiantajalla. Toimeksiantajana oleva tilitoimisto työllistää muutaman henkilön, ja sen asiakkaat ovat suurimmaksi osaksi muutaman hengen työllistäviä yrityksiä. Opinnäytetyössä pyrittiin tuomaan esiin konkreettisia eroavaisuuksia sähköisen ja perinteisen taloushallinnon välillä. Samalla tarkoituksena oli löytää toteuttamiskelpoisia kehittämiskohteita tilitoimiston toiminnassa.

Opinnäytetyössä on tehty sekä kvantitatiivinen että kvalitatiivinen tutkimus. Kvantitatiivinen tutkimus oli kysely, jossa tiedusteltiin asiakkaiden halukkuutta siirtyä sähköiseen laskujen käsittelyyn. Kvalitatiivinen osio oli tilitoimiston osakkaille tehty haastattelu, jonka avulla selvitettiin tilitoimiston osakkaiden näkemyksiä sähköisestä taloushallinnosta. Molemmat tutkimukset toteutettiin keväällä 2013.

Vaikka aihetta on tutkittu aiemmin, haluttiin tehdä tutkimus nimenomaan kyseiselle tilitoimistolle, koska tilitoimiston asiakkaat ovat pienyrityksiä, joten muita tutkimuksia ei voitu suoranaisesti soveltaa tähän tilanteeseen. Tilitoimiston asiakkaille tehdyn kyselyn ja tilitoimiston osakkaiden haastatteluiden perusteella tuotettiin SWOT-analyysit yrityksen mahdollisista toimintamalleista. SWOT-analyysien avulla osakkaat pystyvät pohtimaan erilaisia toimintatapamuutoksia.

Opinnäytetyön lopussa on vertailtu perinteistä taloushallintoa sähköiseen taloushallintoon. Tutkimuksen avulla selvisi, että tilitoimiston kannattaisi alkaa sähköistää toimintojaan ja tarjota myös asiakkailleen sitä mahdollisuutta. Varsinkin nyt, kun laskut siirtyvät yhä enemmän digitaaliseen muotoon, tulee tilitoimiston pystyä tarjoamaan asiakkailleen palvelua nykyaikaisilla menetelmillä.

The objective of thesis project was to find out possibilities that electronic financial management has to offer and how such potential could be implemented in the client company. The client company is currently employing a few persons and its clients are mostly entrepreneurs or companies that employ only a few persons. The purpose of this thesis was to highlight the practical differences between electronic and traditional financial management. At the same time there was an intention to find out operations in the client company’s that could feasibly be transformed into electronic processing.

Both quantitative and qualitative research methods were used when conductin this thesis project. The quantitative research part was made with a survey for clients, whose purpose was to find out whether clients were willing to start using electronic invoicing. In the qualitative part there was an interview for the stakeholders of the client company to examine their views on electronic financial management. Both of these researches were executed in spring 2013.

Even though this subject has been researched before there was a need to carry out this study for this particular company. The primary reason for this is the fact that other studies were made for other spefici accounting companies and since each study is case-by-case they were not applicable in this case. SWOT analyses for different operationmodels were conducted based on researches for clients and shareholders. With the help of those analyses stakeholders could make decisions for the future about changing some of the methods.

Based on the research results it was evident that the client company should start to electronize its operations and begin to offer suchs services also for its clients. Especially now when e-invoices are gradually becoming more popular, it is crucial for any accounting company to be able to provide services utilizing up-to-date methods.