Ohje liikenne- ja viestintäministeriön esikunnan assistenteille hallitusten asiakirjojen arkistointiin

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona liikenne- ja viestintäministeriön ministerin esikunnan assistenteille. Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda selkeä ohjeistus hallitusten asiakirjojen arkistointiprosessiin. Koko valtioneuvoston yhteiset ohjeet ja määräykset hallitusten asiakirjojen arkistoinnista eivät laajamittaisuudellaan helpota liikenne- ja viestintäministeriön assistenttientyötä, johon tarve omalle ministeriökohtaiselle ohjeelle perustuu.

Liikenne- ja viestintäministeriö on yksi Suomen tasavallan 12 ministeriöstä ja sillä on käytössä tietojärjestelmä VAHVA, jonne arkistoidaan hallitusten aineistot. Hallitusten arkistoon tallennetaan ministerin, valtiosihteerin ja erityisavustajien työssä syntyneet ja vastaanotetut asiakirjat, joita ovat esimerkiksi kansalaisten ministerille lähettämät kirjeet ja vastaukset niihin.

Tietoperustassa käsitellään asiakirjanhallintaa, arkistointiin liittyvää lainsäädäntöä sekä määräyksiä ja niihin liittyvää epäjohdonmukaisuutta. Tietoperustassa havainnollistetaan esimerkein, kuinka lainsäädäntö ohjaa arkistojen muodostamista. Ohjeistuksen tekemisen tukena käytettiin valtioneuvoston yhteisiä ohjeita ja määräyksiä sekä haastateltiin esikunnan assistentteja teemahaastatteluna, jotta pystyttiin tunnistamaan arkistointiprosessissa käytettävät toimintatavat. Ohjeen teossa hyödynnettiin myös tekijän omaa kokemusta tietojärjestelmä VAHVAn käytöstä.

Opinnäytetyö koostuu raportista sekä produktista, joka tehtiin ainoastaan liikenne- ja viestintäministeriön sisäiseen käyttöön. Näin ollen produktia ei sen aiheen luottamuksellisuuden vuoksi julkaista opinnäytetyön liitteenä.