Projektplanering : Projektplan för implementering av en kunddatabas åt Scandic Trans trafikledning

Abstract

Under de senaste åren har det skett en distinkt utveckling mot att företag måste anpassa sin organisation för att kunna fatta allt snabbare beslut och kunna reagera på oförutsedda händelser utanför företagets kontroll. I arbetet som trafikplanerare sker dessa oförutsägbara händelser väldigt ofta, men många av händelserna kunde minimeras med hjälp av information som skulle finnas tillgänglig för organisationen. För att göra det dagliga arbetet effektivare kunde en databas för trafikplanerarna underlätta eftersom den skulle bidra till att många av de negativa händelser som inträffar på en arbetsdag kunde förhindras.

I form av ett projekt kunde man implementera en sådan kunddatabas och på det viset även se till att innehållet är anpassat till verksamheten och blir ett viktigt verktyg i det operativa arbetet. För att kunna genomföra ett projekt behöver man ordentlig planering innan en implementering kunde bli aktuell, eftersom det finns olika faser inom projektplanering. Syftet med arbetet var att visa och genomföra de faser och steg som ligger till grund för att kunna implementera en kunddatabas vid Scandic Trans.

Arbetet är inriktat på projektprocessens tre första faser som börjar med projektidé, följt av förstudie och slutligen planering. Genom kvalitativa forskningsmetoder kom det fram underlag för att kunna sätta samman en rimlig projektplan som ligger som grund för att kunna genomföra själva projektet. Genom en fallstudie kunde själva projektidén stärkas ytterligare, att en kunddatabas verkligen behövs inom företaget och skulle generera nytta, samt effektivisera arbetet. Arbetet resulterade i en projektplan som företaget kan använda om de väljer att gå vidare med att skapa en kunddatabas.

Viime vuosien aikana yritysten on täytynyt kehittyä merkittävästi, jotta organisaatiossa pystytään nopeaan päätöksentekoon ja reagoimaan nopeasti uusiin, yrityksestä riippumattomiin, tilanteisiin. Ajojärjestelijän työssä tällaisia odottamattomia tilanteita tapahtuu usein, mutta monet tapahtumat voitaisiin minimoida organisaatiolle helposti saatavilla olevan tiedon avulla. Tietopankki helpottaisi ja tehostaisi ajojärjestelijän päivittäistä työntekoa estäen monia negatiivisia asioita työpäivän aikana.

Tällaisen asiakastietopankin voisi implementoida projektin muodossa ja sillä tavoin varmistua siitä, että sisältö vastaa todellisuutta, ja tästä tulisi tärkeä työkalu operatiivisessa työssä. Tällaisen projektin läpivieminen vaatii huolellista suunnittelua ennen toteutusta, sillä projektisuunnitteluun kuuluu useita vaiheita. Opinnäytetyön tarkoituksena oli todentaa ja viedä läpi kaikki vaiheet ja askeleet, jotta Scandic Transille saataisiin asiakastietopankki.

Työ tähtää projektiprosessin kolmeen ensimmäiseen vaiheeseen alkaen projektin ideasta, toisena pohjatutkimus ja viimeisimpänä suunnittelu. Kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä käyttämällä luotiin pohja projektisuunnitelmalle, joka on itse projektin perusta. Pohjatyö vahvisti projektin ideaa, että yrityksellä todella on tarvetta asiakastietopankille ja siitä olisi apua. Lisäksi se tehostaisi työskentelyä. Työn tuloksena on projektisuunnitelma, jota yritys voi käyttää, jos aikoo viedä asiakastietopankin projektisuunnitelmaa eteenpäin.

In recent years, there has been a distinct trend towards companies having to adapt their organization to make increasingly rapid decisions and to respond to unforeseen events outside their control. As a part of a traffic coordinator’s job these unpredictable events happen very often, but many of the events could be minimized with the help of information that would be available to the organization. To make the daily work more efficient, a database for traffic planners could help to prevent many of the negative events that occur during a working day.

A customer database could be implemented by making it into a project, thus also ensuring that the content is adapted to the business and becomes an important tool in the operational work. To carry out a project proper planning is needed before an implementation could become a reality, as there are different phases in project planning. The aim of this work was to show and to carry through the phases and steps that are the basis for implementing a customer database for the company Scandic Trans.

The work focuses on the first three phases of the project process starting with the project idea, followed by scoping, and finally planning. Qualitative research methods were used to develop a reasonable project plan as a basis for implementing the project. Through a case study the project idea itself could be further strengthened, that a customer database is really needed within the company and would generate benefits, as well as streamlining the work. The work resulted in a project plan that the company can use if they decide to go ahead with the creation of a customer database.