Opastava palkanlaskenta- ja raportointityökalu hankesihteereille: sosiaali- ja terveysalan rahoitushankkeet

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä työkalu, jolla selkeytetään, sekä nopeutetaan hankesihteerin ja tilintarkastajan työtä, liittyen sosiaali- ja terveysministeriön rahoituksella toteutettaviin hankkeisiin palkkahallinnon osalta. Lisäksi työkalu toimii apuna perehdytettäessä uusia hankesihteereitä. Tutkimuksella saatiin aikaan Excel-pohjainen työkalu, joka laski hanketyöntekijöiden palkat, lomapalkat -ja lomarahat, mitkä tuli kohdistaa hankkeen kuluksi joko tietyn työpanosprosentin tai työajanseurannan mukaisen tuntimäärän mukaisesti.

Tutkimus toteutettiin toiminnallisen kehittämistutkimuksen menetelmin ja tuotosta työstettiin perustuen todelliseen palkanlaskenta-aineistoon. Keskeisimpänä tutkimusaineistona oli yhteistyöpalavereista kerätty tieto, sekä useiden haastatteluiden avulla saatu kokemusperäinen tieto. Haastateltavina oli hankkeiden taloushallintoa hoitavia henkilöitä useista organisaation yksiköistä. Tekijän omat kokemukset ja havainnot toimivat tutkimuskysymysten pohjana.

Tietoperusta sisältää olennaiset palkanlaskennan määritelmät, sekä lomapalkkaan, -rahaan ja lomanansaintaan liittyvää teoriatietoa. Lähteinä on käytetty palkanlaskentaa käsittelevää kirjallisuutta, sekä olennaisia lakeja, sekä alan (KVTES) työehtosopimusta. Työssä selitetään, mitä hanketyöllä tarkoitetaan ja mitä hankerahoitus on, sekä sen hakemisesta sosiaali- ja terveysministeriöltä. Lisäksi avataan hieman sosiaali- ja terveysministeriön tehtävää.

Lopputuotoksena syntyneet taulukot testattiin kohderyhmillä, joihin kuuluvat hankesihteerit ja tiintarkastajat. Palautteiden perusteella todettiin työn olevan helppokäyttöinen, monipuolinen ja sekä hankesihteereiden, että tilintarkastajien työtä helpottava. Pyynnöstä työkalu otettiin käyttöön välittömästi sen valmistuttua.

Toimeksiantajana toimineelle Monetra Oy:lle annetaan kehitysehdotuksena panostaa hiljaisen tiedon jakamiseen, sekä yksiköiden välisen yhteistyön tiivistämiseen. Lisäksi työtehtävien automatisointiin ja erilaisten helpottavien työkalujen rakentamiseen liittyviä kehitysehdotuksia tuodaan esille. Tämä opinnäytetyö antaa tekijälleen uutta näkökulmaa hankesihteerin työstä, koska haastatteluista ja keskusteluista sai uusia ideoita työntekemisen kehittämiseen. Työn tekeminen inspiroi tutkimaan muitakin työn eri osa-alueita siitä näkökulmasta, voiko tehtävien tekemistä automatisoida, helpottaa ja nopeuttaa. Opinnäytetyönä syntynyt työkalu on toimiva ja työtä helpottava, joten jatkossa tämänkaltaiseen kehittämistyöhön tekijä tulee panostamaan myös jatkossa.