Asiantuntijaorganisaation toiminnan kehittäminen Lean-ajattelun avulla

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia kohdeyksikkönä olevan Oulun yliopiston Kampuspalvelut-yksikön nykytilannetta, tunnistaa sen toiminnan ongelmakohdat sekä esittää ja ottaa käyttöön niitä parantavia kehitysehdotuksia. Työ toteutettiin konstruktiivisella tutkimusotteella, jossa tavoitteena oli löytää vastaukset ennalta määriteltyihin tutkimuskysymyksiin. Tutkimuskysymykset koskivat asiantuntijaorganisaation toiminnan ominaispiirteitä, sen laadun menestystekijöitä, toimintatapojen pysyvän muutoksen aikaansaamista sekä sitä, miten Lean-ajattelun mukaisilla menetelmillä voidaan kehittää kohdeyksikön toimintaa.

Työn teoriaosiossa käsiteltiin asiantuntijaorganisaation toimintaa koskevaa teoriaa sekä pohdittiin sen toiminnan laadun menestystekijöitä. Tämän perusteella todettiin, että asiantuntijaorganisaatiossa työntekijöille tulee luoda otolliset olosuhteet työn imun muodostumiselle, jolloin työntekijät voivat hyvin ja antavat työssään parastaan. Jotta tarvittavat muutokset saataisiin jalkautettua ja juurrutettua kohdeyksikön toimintaan, käytiin läpi muutosjohtamisen teoriaa John Kotterin oppien mukaisesti. Teoriaosuudessa käytiin myös läpi Lean-ajattelun perusteita sekä yksittäisten menetelmien ja työkalujen periaatteita, joita lopulta päästiin hyödyntämään kohdeyksikössä.

Työn empiriaosiossa pohjana käytettiin vuonna 2021 syksyllä kohdeyksikössä toteutetun työhyvinvointikyselyn raporttia. Kyselyn vastausten perusteella tunnistettiin kohdeyksikön suurimmiksi ongelmakohdiksi työn kuormittavuus sekä tunne siitä, ettei omiin työtehtäviin voi vaikuttaa riittävästi. Kehitysehdotukseksi omiin työtehtäviin vaikuttamisen osalta esitettiin Lean-ajattelun mukaista Hoshin Kanri -suunnittelua, jonka avulla eri organisaatiotasojen välinen vuorovaikutus aukaisee organisaation yhteisiä tavoitteita yksittäiselle työntekijälle saakka. Työkuormittavuutta helpottamaan otettiin kohdeyksikössä käyttöön Kanban-taulu, joka visualisoi työkuorman ja tekee siitä imuohjatun eli uusia tehtäviä ei oteta työn alle, ennen kuin niiden hoitamiseen on olemassa todelliset resurssit. Tämä myös helpottaa tehtävien aikataulutusta ja priorisointia. Kehitysehdotusten vaikutusta päästään tutkimaan vuonna 2023 järjestettävän seuraavan työhyvinvointikyselyn avulla.

Opinnäytetyö saavutti sille asetetut tavoitteet. Tutkimuskysymyksiin saatiin vastaukset, kohdeyksikön nykytilanne saatiin selvitettyä ja kehitysehdotukset jalkautettua jokapäiväiseen toimintaan. Jatkossa opinnäytetyön aikaansaannoksia on tarkoitus kehittää jatkuvasti Lean-ajattelun mukaisesti. Käyttöön otettujen menetelmien laajentaminen myös muihin kohdeorganisaation yksiköihin on jatkossa mahdollista.