Microsoft Online Services -käyttöönotto Sitrassa

Abstract

Sitra yritti vuonna 2008 ulkoistaa ICT-tuotantopalvelunsa kokonaisuudessan. Tarjouksia saatiin, mutta ne olivat kalliita. Uutta ulkoistusyritystä varten pyrittiin vähentämään ulkoistavia palveluita. Osa ulkoistettavista palveluista hankittiin palveluna Microsoftilta uudesta Microsoft Online Services -palvelusta. Palvelusta saatiin verkkotyötilat, joista rakennettiin extranet, sekä pikaviestin, verkkoneuvottelu ja sähköpostipalvelut. Uudet Software as a Services -mallit (SaaS) ja vastaavat ovat edullisen tallennustilan ja nopeiden verkkoyhteyksien vauhdittamana tuoneet keskuskonemallin takaisin. Palveluita pyöritetään datakeskuksissa, joihin otetaan yhteyttä pilven eli internetin läpi. Palveluntarjoaja huolehtii palveluiden pitämisestä ajantasalla ja tietoturvasta. Palveluna käytettynä järjestelmällä on ennakoitavissa olevat kustannukset. Palveluiden käyttöönotto Sitrassa tapahtui vuonna 2009 kahdessa vaiheessa. Jälkimmäiseen vaiheeseen jätettiin sähköpostijärjestelmän vaihto. Ensimmäisessä vaiheessa rakensin extranet-sivustokokoelman Sharepoint Online -palveluun. Se, Office Communications ja Live Meeting -palvelut otettiin käyttöön samaan aikaan. Toisessa vaiheessa siirrettiin käyttäjien postilaatikot vanhalta Exchange-palvelimelta uuteen Exchange Online -palveluun. Käyttöönotto sujui ilman suurempia ongelmia Sitran omalla henkilökunnalla.

As a final year project I helped The Finnish Innovation Fund Sitra migrate to Microsoft Online Services. Online services are often sold through Software as a Service (SaaS) or similar models. In preparation to the project I studied the benefits of said models, how to plan the deployment and how to finally deploy the services. The reason for using the Microsoft Online Services was to save on outsourcing expenses. Sitra is outsourcing its IT-infrastructure. New software models such as the aforementioned SaaS have, with the help of increasingly low-cost storage and fast internet access, brought the old mainframe model back from the dead. The services run at data centers, which are contacted throught the internet also called the cloud. The service provider keeps the services up to date and takes care of security. Services have predictable expenses. In order to keep a licensing deadline related to Sitra's old extranet service, it was decided to split the deployment project into two. In the first half we deployed a new extranet service based on Sharepoint Online, instant messaging with Office Communications and online meetings using the Live Meeting service. In the second we migrated our email services from Exchange 2003 to Exchange Online. As a result of the project Sitra has lost the burden of managing their own Exchange and Extranet farms. Sharepoint Online provides a more reliable service for working with partners. Exchange Online brings new features and can easily be reached from all over the world. The new Office Communications and Live Meeting services make new ways to quickly keep in touch with co-workers and telecommuting possible. In the future the services provided by Microsoft will continue to evolve and new products will be transformed to services. By choosing to use the software plus services model Microsoft employs employees can continue working with the tools they know.