Henkilöstöalan perehdyttäminen Puolustusvoimissa

Abstract

Valtionhallinnon henkilöstöala on monimutkainen ja monitasoinen ohjein ja erilaisin säännöksin johdettu toimiala. Puolustusvoimissa on lisäksi vielä omat erityispiirteensä, jotka tuovat lisätarvetta ohjeistuksen hallinnan toimivuuden varmistamiseksi. Myös henkilöstö ikääntyy, jolloin uusien tekijöiden perehdyttäminen tulee ajankohtaiseksi. Merkittävä rooli valtion organisaatiossa on myös pääsääntöisesti niukkien resurssien käytön tehostamisella. Taustaoletuksena työssä oli käytännön kokemusten perusteella, että henkilöstöalan ohjeistus on tällä hetkellä paikoin varsin vaikea löytää. Tästä syystä Puolustusvoimissa on käynnisteillä henkilöstöalan perehdyttämiseen ja tiedonhallintaan liittyvä kehittäminen, jonka kautta tavoitellaan henkilöstön työn laadun parantamista paremman tiedonhallinnan ja osaamisen kautta, ajantasaisen tiedon helpompaa saavutettavuutta sekä nopeampaa, tehokkaampaa sekä syvempää perehdyttämistä. Taustalla ovat myös henkilöstön jaksamiseen ja työhyvinvointiin liittyvät seikat, sillä tiedon hajanaisuus aiheuttaa välillisesti kiirettä sekä epävarmuutta. Tällä puolestaan on suora yhteys työssä jaksamiseen sekä välillisesti jopa henkilöstön pysyvyyteen. Tavoitteena kehittämistyössä on henkilöstöalan koulutuspaketin toteuttaminen. Työssä tarkasteltiin Puolustusvoimien henkilöstöalan toimijoille tehdyn kyselyn tuloksia perehdyttämiseen, nykyiseen tiedon tasoon sekä tiedon löytymiseen liittyen. Lisäksi kysyttiin, minkälainen koulutuspaketti palvelisi toimijoita parhaiten. Perehdyttäminen nähdään tässä työssä paitsi uuden tehtävän alkuvaiheeseen liittyvänä tehostettuna tiedon välittämisen jaksona, myös jatkuvana työn ohessa kehittyvänä tiedonhallinnan prosessina. Vastausten perusteella henkilöstön perehdyttämisen taso vaihtelee suuresti. Osa vastaajista oli saanut varsin pitkäaikaisen perehdyttämisen uuteen tehtävään siirtyessään, mutta osalta se puuttui kokonaan. Myös tiedon taso vaihtelee tällä hetkellä paljon henkilöstöalan eri osa-alueiden välillä, mikä on luonnollinen seuraus muun muassa perehdyttämisen vaihtelusta. Suurimmalta osin tieto kyllä löydetään, mutta erityisesti ajantasaisen tiedon löytäminen vie aikaa. Vastausten perusteella tietopankin perustamiselle on suuri tarve. Oletuksena ollut moduulimainen osa-alueittain jaoteltu toteutus sai laajimman kannatuksen, minkä lisäksi toivottiin lisää käytännön opetusta. Koulutuspaketin tarkoitus on toimia sekä perehdyttämisen tehostajana, että jokapäiväisen työn tukena henkilöstöalan tehtävissä. Yhdistämällä ohjeet, lähikoulutus, muut materiaalit sekä muiden työntekijöiden tukema työssäoppiminen varmistettaisiin tulevaisuudessa parhaiten tasalaatuinen henkilöstöalan tietotaso.