Käyttöopas ostoreskontran työntekijöille
Kivelä, Anne (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060114321
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060114321
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantaja on ottanut käyttöönsä uudet taloushallinnon järjestelmät. Uusien järjestelmien myötä tuli tarve päivittää ostoreskontran työntekijöille tarkoitettua käyttöopasta. Opinnäytetyön tavoitteena oli siis tehdä mahdollisimman kattava opas ostoreskontran päivittäiseen työhön, jotta kaikki osaston perustyöt olisi mahdollista tehdä oppaan avulla. Käyttöoppaan tavoitteena oli auttaa työntekijöitä työssään, helpottaa sijaistamista ja auttaa etenkin uusien työntekijöiden perehdyttämistä. Toimeksiantajan pyynnöstä käyttöopasta ei julkaista.
Opinnäytetyön tietoperustassa oli kolme pääkohtaa: katsaus taloushallintoon, ostoreskontra ja käyttöoppaan laatimisen periaatteet. Teoriaosuudessa pyrittiin käyttämään monipuolisesti painettuja sekä sähköisiä lähteitä, jotta aiheista saataisiin mahdollisimman laaja yleiskuva. Tärkeimmät lähteet olivat Lahden ja Salmisen teos Digitaalinen taloushallinto sekä Kaarlejärven ja Salmisen teos Älykäs taloushallinto – automaation aika. Lisäksi hyödynnettiin erilaisia kirjanpitoon liittyviä lakeja, jotka ovat taloushallintotyön perusta.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia eli opinnäytetyön tekijä perehtyi itse ostoreskontran työhön sekä toimintoihin ja loi oppaan kokemuksiensa pohjalta. Havainnointi on hyvä menetelmä silloin, kun esimerkiksi kyselyt ja haastattelut eivät ole toimivia menetelmiä tiedon keruuseen. Käyttöoppaan kirjoittamisessa käytettiin apuna teoriaa käyttöoppaan laatimisen periaatteista.
Valmis käyttöopas sisältää ohjeita kaikkiin ostoreskontran perustoimiin. Se on jäsennelty väliotsikoin, jotta työntekijä löytää helposti etsimänsä aiheen, esimerkiksi kassaennusteen teon, joutumatta selaamaan koko ohjetta läpi. Käyttöopas on kirjoitettu käskymuodossa, ja eri vaiheet on selitetty sekä tekstein että kuvin luettavuuden helpottamiseksi.
Toimeksiantajayrityksellä on mahdollista päivittää sähköistä opasta tarpeen mukaan. Muutostarvetta voi tulla, mikäli prosessit muuttuvat esimerkiksi automaation seurauksena, yritykselle tulee uusia järjestelmiä tai ostoreskontran työn sisältö muuttuu. Mahdollisia jatkotoimenpiteitä voisi olla oppaan kehittäminen käyttäjäpalautteiden avulla.
Opinnäytetyön tietoperustassa oli kolme pääkohtaa: katsaus taloushallintoon, ostoreskontra ja käyttöoppaan laatimisen periaatteet. Teoriaosuudessa pyrittiin käyttämään monipuolisesti painettuja sekä sähköisiä lähteitä, jotta aiheista saataisiin mahdollisimman laaja yleiskuva. Tärkeimmät lähteet olivat Lahden ja Salmisen teos Digitaalinen taloushallinto sekä Kaarlejärven ja Salmisen teos Älykäs taloushallinto – automaation aika. Lisäksi hyödynnettiin erilaisia kirjanpitoon liittyviä lakeja, jotka ovat taloushallintotyön perusta.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia eli opinnäytetyön tekijä perehtyi itse ostoreskontran työhön sekä toimintoihin ja loi oppaan kokemuksiensa pohjalta. Havainnointi on hyvä menetelmä silloin, kun esimerkiksi kyselyt ja haastattelut eivät ole toimivia menetelmiä tiedon keruuseen. Käyttöoppaan kirjoittamisessa käytettiin apuna teoriaa käyttöoppaan laatimisen periaatteista.
Valmis käyttöopas sisältää ohjeita kaikkiin ostoreskontran perustoimiin. Se on jäsennelty väliotsikoin, jotta työntekijä löytää helposti etsimänsä aiheen, esimerkiksi kassaennusteen teon, joutumatta selaamaan koko ohjetta läpi. Käyttöopas on kirjoitettu käskymuodossa, ja eri vaiheet on selitetty sekä tekstein että kuvin luettavuuden helpottamiseksi.
Toimeksiantajayrityksellä on mahdollista päivittää sähköistä opasta tarpeen mukaan. Muutostarvetta voi tulla, mikäli prosessit muuttuvat esimerkiksi automaation seurauksena, yritykselle tulee uusia järjestelmiä tai ostoreskontran työn sisältö muuttuu. Mahdollisia jatkotoimenpiteitä voisi olla oppaan kehittäminen käyttäjäpalautteiden avulla.