ELY-keskuksen lupajärjestelmän kehittämisen tiekartta : siirtyminen kehittämisestä ylläpitovaiheeseen

Abstract

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksissa, eli ELY-keskuksissa käsitellään maanteitä koskevat lupapäätökset. Lupien käsittelyprosessi hoidettiin vielä 2000-luvun alussa manuaalisesti, mikä oli erittäin hidasta ja työllisti useita lupa-asiantuntijoita. Manuaalisuutta oli pyrittävä nopeasti vähentämään henkilöresurssien pienentyessä sekä usealta taholta tulleen prosessien sähköistämistä vaativan paineen vuoksi. Osa maanteitä koskevista luvista päätettiin keskittää yhteen paikkaan 2000-luvun alkupuolella, minkä jälkeen lupaprosessia ryhdyttiin määrätietoisesti kehittämään.

ELY-keskukselle rakennettiin uusi sähköinen lupajärjestelmä. Kun loputkin maanteitä koskevat luvat oli keskitetty yhteen paikkaan, ryhdyttiin lupajärjestelmään lisäämään uusia lupatyyppejä ja järjestelmän käyttäjämäärä moninkertaistui. Tämä toi myös ongelmia kehittämisen hallintaan, sillä uusien parannusehdotuksien määrä moninkertaistui ja järjestelmästä uhkasi tulla hajanainen.

Lupajärjestelmää on kehitetty nyt jo vuosikymmenen ajan. Aina löytyisi uutta kehittämistä, mutta nyt on kuitenkin aika suunnitella siirtyminen ylläpitovaiheeseen. Tämä opinnäytetyö käsittelee valmiiksi saattamisen suunnittelua ja seurantaa sekä tarvittavien toimenpiteiden dokumentointia tiekartaksi. Työssä on hyödynnetty lupa-asiantuntijoille tehtyjä haastatteluja sekä asiakkaille tehtyä kyselyä. Työn tuloksena on saatu laadittua tiekartta, jonka avulla lupajärjestelmässä päästään jatkuvan kehittämisen vaiheesta hallitusti ylläpitovaiheeseen. Tiekartan avulla on saatu selvitettyä tärkeimmät kehittämiskohteet, jotka toteutetaan ennen ylläpitovaiheeseen siirtymistä.

The Center for Economic Development, Transport and the Environment (ELY-Centre) processes all the permit applications connected to public roads. That number of applications needs a properly working permit system and that is why ELY-Centre has been developing a permit system for years. Currently it has a system that includes a wide range of different permits, but now it is time to end the constant development and begin the maintenance phase.

The aim of this study was to create a roadmap from development to maintenance. Research was made with the ELY-Centre's permit experts, the permit applying customers and the developers of the company that supplies the permit system. The roadmap reveals which are the most wanted new features that the experts and customers want to be completed before moving to the maintenance phase.

During this study it became clear that it would not be possible to implement in quite tight schedule and limited financing all the new features which the experts had innovated during these years. Still, the most important features were gathered to the roadmap. One extremely important observation was, how important it was to inform all the users about the upcoming maintenance phase.