Vastuullisen kokoustapahtuman järjestäminen

Abstract

Kokoukset, kongressit ja yritystapahtumat ovat merkittävä toimiala ja Suomi on viime vuosina ollut jatkuvasti yksi maailman 20 johtavasta kongressien kohdemaasta. Kokouksista aiheutuva ympäristökuormitus ja muut vaikutukset yhteiskunnalle ovat merkittäviä, mutta niin ovat myös mahdollisuudet tuoda esille alueen tarjontaa vastuullisesti. Kokoustapahtumat ovat järjestäjälle hyvä keinoa markkinoida kokouskohdetta ja viestiä paikallisuudesta. Kokoustapahtumia järjestävät yritykset ja organisaatiot voivat vaikuttaa myönteisesti kestävään kehitykseen, ja niiden vastuullisella toiminnalla on vielä merkittävämpi vaikutus kuin yksittäisellä kuluttajalla, sillä yritysten vastuulliset teot vaikuttavat myös niiden asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin.

Tämän opinnäytetyön päätavoite on selvittää mitä tarvitaan vastuullisen kokoustapahtuman järjestämiseksi ja näiden tietojen perusteella tuottaa sisältö vastuullisen kokoustapahtuman opasta varten. Työssä tutkitaan, miten vastuullisuuden eri osa-alueita käsitellään kotimaisissa ja ulkomaisissa vastuullisen kokoustapahtumien oppaissa ja eroavatko kansainväliset oppaat suomalaisista oppaista lähestymistavoissa vastuullisuuteen. Lisäksi selvitetään, millaisia hyviä käytäntöjä vertailussa olevien oppaiden toteutustavoista löytyy.

Tämä opinnäytetyö on työelämälähtöiseen toimeksiantoon perustuva kehittämistehtävä. Tutkimusote on laadullinen ja kehittämismenetelmänä sovelletaan palvelumuotoilun tuplatimantti- mallia. Tutkimusmenetelminä käytetään dokumenttianalyysia, benchmarkingia, yksilöhaastatteluja ja fokusryhmähaastattelua. Kehittämistehtävä perustuu ns. kolmoistilinpäätöksen mallille, jonka mukaan yrityksen toimintaa ei tarkastella vain perinteisesti talouden tunnuslukujen kautta, vaan huomioidaan yrityksen toiminnan vaikutukset myös ympäristöön ja ihmisiin. Tutkimus toteutettiin keväällä 2022.

Tuloksissa ilmeni, että ekologinen vastuullisuus on selvästi yleisin näkökulma vastuullisuuteen sekä kotimaisissa että ulkomaisissa vastuullisen kokoustapahtuman oppaissa. Sosiokulttuurista ja taloudellista vastuullisuutta oli käsitelty huomattavasti vähemmän. Kotimaisten ja ulkomaisten oppaiden välillä ei löytynyt merkittäviä eroja näkökulmissa vastuullisuuteen. Selkeät ja tiiviit oppaat, jotka onnistuivat yhdistämään vastuullisuutta koskevan informaation ja selvät, konkreettiset ja käytännölliset ohjeet erottuivat edukseen vertailtujen oppaiden joukosta.

Työn pohjalta syntyi vastuullisen kokoustapahtuman oppaan sisältö toimeksiantajan asiakkaille, jotka järjestävät B2B- kokouksia, kongresseja ja yritystapahtumia. Oppaan kohderyhmänä ovat kokouspalvelujen ostajat: kotimaisten ja kansainvälisten kokousten, kongressien ja yritystapahtumien järjestäjät esimerkiksi yrityksissä, yhdistyksissä, järjestöissä, julkishallinnon organisaatioissa, yliopistoissa ja korkeakouluissa (palveluiden ostajat), ei kokoustoimiala. Opas auttaa kokousjärjestäjää tekemään kestäviä valintoja ja vaikuttamaan osaltaan siihen, että kokoustapahtuman ympäristövaikutukset ovat mahdollisimman pieniä, ja aluetaloudelliset ja sosiokulttuuriset edut kasvavia.