HR-järjestelmän keräämän datan hyödyntäminen kohdeyrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli ottaa kohdeyrityksessä käyttöön ensimmäinen kokonaisvaltainen HR-järjestelmä sekä selvittää keinoja, miten järjestelmän keräämää HR-dataa pystytään hyödyntämään liikkeenjohdon päätöksenteon tukena. Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena vakuutusalalla toimivalle pk-yritykselle. Kohdeyrityksessä HR-data oli tallennettuna useisiin eri järjestelmiin ja tiedostorakenteisiin, minkä takia sen hyödyntäminen oli haasteellista. HR-järjestelmän keräämän datan avulla on mahdollista luoda analyysejä ja raportteja, jotka perustuvat tietoon. Tätä tietoa liikkeenjohto pystyy hyödyntämään päätöksenteon tukena.

Osana opinnäytetyötä selvitettiin liikkeenjohdon toiveita HR-datan hyödyntämisestä. Ongelmana kohdeyrityksessä koettiin päätösten perustuminen suurelta osin olettamuksiin, ennemmin kuin tietoon. Liikkeenjohdon toiveena oli selvittää, pystyykö HR-datan avulla löytämään korrelaatioita eri muuttujien välillä, kuten pitkien työpäivien ja sairauslomien välillä. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys seuraa loogista järjestystä siten, että ensin kuvataan, mitä HR ja HR-järjestelmät ovat. Järjestelmään tallennettavasta datasta saadaan rakennettua HR-mittareita, ja HR-analytiikan avulla yhtiö pystyy toteuttamaan tiedolla johtamista.

Opinnäytetyön tuloksena kohdeyrityksessä luotiin pohja HR-datan hyödyntämiselle. Uuden HR-järjestelmän avulla pystytään tuottamaan yksinkertaisia raportteja, näkymiä ja analyyseja, joita liikkeenjohto voi hyödyntää päätöksenteossa. Vaativiin kysymyksiin, kuten ”Suunnitteleeko työntekijä työpaikan vaihtamista?” ei järjestelmän keräämän HR-datan avulla pystytä antamaan tarpeeksi luotettavaa vastausta.

Työn jatkokehitysaiheena on laajentaa HR-järjestelmän käyttöä uusiin osa-alueisiin ja etsiä keinoja, miten dataa pystytään hyödyntämään entistä tehokkaammin tiedolla johtamisessa. Lisäksi tutkimalla mahdollisuuksia ottaa toiminnanohjausjärjestelmän keräämä data huomioon voidaan löytää uusia korrelaatioita eri toimintojen välillä.

The purpose of this thesis was to explore the possibilities of utilising Human Resources data collected by a new Human Resources Management System to improve decision-making. During this project, Company X deployed their first HRM system that organises most of the HR data into one HRM system. Before the new system, HR data was unorganised and stored in multiple different folders and systems. Therefore, HR data was mainly available in an unstructured form, which made it hard to manage.

The theoretical framework firstly introduces theories behind HR and explores HRM systems today. HR Key Performance Indicators (KPI) can be built on data collected by HRM systems. Analysing these KPIs is a crucial part of Knowledge-based Management.

The findings of this thesis indicate that well organised HR data provided by the HRM system allows managers to form reports and analyse data more efficiently. Finding correlations between certain phenomena is possible by comparing different variables that are now visible in a more structured form. However, more complex questions like "how to know if an employee is planning on leaving the company?" cannot be answered solely by using HR data, but some indications of that can be found.

As the result of this thesis, the company now has a base to start utilising HR data.This provides a starting point for further study to explore the possibilities of taking into account the data collected from other systems such as Enterprise Resource Planning Systems.