Laskutuksen prosessien mallintaminen ja kehitys kohdeyrityksessä

Abstract

Opinnäytetyö on työelämälähtöinen toiminnallinen tapaustutkimus eli Case –tutkimus. Tutkimusta lähdettiin toteuttamaan yritykselle Esperi Care Oy vuoden 2020 lopulla. Yrityksessä käynnistynyt strategiauudistus ja kirjanpitojärjestelmän päivitys, oli alkusysäys laskutuksen tukifunktion prosessien kartoitukselle sekä uudistukselle.

Työn tavoitteena on ymmärtää, nyt jo vanhentuneet prosessit sekä niiden solmukohdat sekä lähteä yhdessä prosessien parissa työskentelevien kanssa, kehittämään uusia toimivimpia prosesseja. Prosessien kehityksessä olennaisena osana on myös kirjanpitojärjestelmän mukanaan tuomat automaatiot. Kirjanpitojärjestelmän automaatiot ohjasivat suurelta osin prosessien lopullista muotoa. Lisäksi opinnäytetyön aikana pilotoitiin uusi työtapa toimintayksiköihin, joka vaikutti laskutuksen prosesseihin. Työtavan muutoksen myötä osa prosesseista selkeytyi myös laskutuksessa, mutta muutti myös tehtävää työtä laskutuksessa.

Työn tarkoitus on tuottaa yritykselle työkaluksi, perehdytykseen sekä muuhun käyttöön selkeät prosessikuvaukset, laskutuksen tukifunktiossa tehtävästä laskutuksesta. Laskutuksessa on eri toimintoja, jotka on esitelty työssä. Kaikkia prosesseja ei opinnäytetyön puitteissa kuvattu, joten valittiin vain laskutusprosessiin liittyvien prosessien kuvaaminen. Toiminnoiksi valittiin vain kuukausilaskutukseen liittyvät toiminnot, jotka kuvattiin Microsoft Vison työkalun avulla Cross-funktion uimaratamallinnuksella.

Tutkimusmenetelminä käytettiin havainnointia, kyselyitä sekä yrityksen laskutustiimille järjestettyä työpajaa. Prosesseista kuvattiin ne prosessit, jotka työn ja työskentelyn kannalta olivat olennaisia. Prosessit kuvattiin ylätasolla, eikä niille tehty syvempiä prosessikuvauksia, vaan selvitykset sekä ohjeet yrityksen käyttöön tehtiin erikseen. Työssä kuvattiin vanha aiemmin käytössä ollut laskutusprosessi, joka uudessa mallissa on jaettu useampaan erilliseen prosessiin. Työn teoreettinen osa koostuu laadullisen tutkimuksen teorioista, toiminnallisen tutkimuksen menetelmistä sekä prosessimallinnuksen teorioista. Lisäksi strategia ja laatutyötä on osittain käsitelty teoreettisessa viitekehyksessä.