Myynnistä suoritukseen -prosessin kuvaaminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on kuvata Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelun Talpan Myynnistä suoritukseen -prosessin kuvaaminen toimintotaulukon ja kaavion avulla. Talpa on Helsingin kaupungin liikelaitos, joka tuottaa talous- ja palkkahallinnon palveluita Helsingin kaupunkikonsernille. Talpassa otettiin vuoden 2012 alussa käyttöön SAP-järjestelmä, jonka myötä prosessikuvaukset on päivitettävä vastaamaan nykyistä toimintaa. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Talpan Laskutusosastolle.

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä, joka koostuu raportista ja tuotoksesta. Tämän työn raporttiosuudessa käytiin läpi teorian kautta prosessiajattelun lähtökohtia ja prosessien kuvaamista sekä selostettiin Myynnistä suoritukseen -prosessin kuvaamisen eteneminen. Myynnistä suoritukseen -prosessi kuvattiin vuoden 2013 aikana. Prosessi kuvattiin toimintotaulukolla ja prosessikaaviolla.

Tämän opinnäytetyön tuotoksena syntyi päivitetty toimintotaulukko ja prosessikaavio Myynnistä suoritukseen -prosessista. Prosessikuvauksen kautta prosessi oli helpompi hahmottaa kokonaisuutena. Toimintotaulukon 84 vaihetta on havainnollistettu prosessikaaviossa. Kaaviokuvasta kävi hyvin ilmi, miten prosessin vaiheet etenevät ja miten vastuut vaiheiden toteuttamisessa jakautuvat.

Prosessin kuvaaminen on vasta alkua prosessimaiselle toiminnalle. Prosessin mukaista toimintaa tulee edistää tuomalla prosessikuvaus tiivisti mukaan arjen työhön. Prosessikuvausta tulee käydä säännöllisesti läpi ja päivittää tarvittaessa. Tärkeätä on, että jokainen prosessiin osallistuva ymmärtää oman roolinsa ja tehtävänsä prosessissa ja toimii näiden mukaisesti. Myös ohjeet tulee päivittää prosessin toiminnan mukaisiksi. Ohjeiden tulisi olla ajan tasalla ja kaikkien helposti löydettävissä. Prosessikuvauksen tarkoitus on toimia jatkossa osaston yhteisenä ohjeena, josta löytyy kaikki tarvittava tieto.

The thesis was commissioned by the Financial Management Service’s Invoicing Department with the purpose of describing the Sales Invoicing process of the Financial Management Services of the City of Helsinki. The Financial Management Services is an establishment of Helsinki City that produces financial and payroll administration services for the City of Helsinki Group. An SAP system was introduced at the beginning of 2012 and it was the process description of this that needed updating to better reflect current activities.

This was a functional work, consisting of a report and a product. The report included the theory of starting points for the process thinking and describing the process. The report also included the steps in the description of the Sales Invoicing process. The Sales Invoicing process was described in 2013 using a table and process diagram.

The ouputs of this thesis were the finished, updated table and the process diagram of the Sales Invoicing process. Through the process description it is easier to understand the whole process. The eighty four steps of the process outlined in the table are illustrated in the diagram. The process diagram clearly demonstrates how the process steps are progressing and how the responsibilities are divided into stages of implementation.

The description of the process was just the beginning of the process-oriented work. It is recommended that the process description should be promoted by its closer involvement in everyday work. It is recommended that the process description should be regularly reviewed and updated as a matter of course. It is important that each participant in the process understands their own role and their role in the process and works accordingly. It is also recommended that the instructions should be updated in line with the process description and be readily available. The purpose of the process description is to serve the Invoicing Department as a common reference.