Laatu- ja työohjeiden luominen suunnittelutoimistolle

Abstract

Opinnäytetyössä luotiin laatu- ja työohjeet viime aikoina voimakkaasti kasvaneeseen suunnittelutoimistoon, joka tekee mekaniikkasuunnittelua ja mittaustöitä teollisuuden asiakkaille, esimerkiksi elintarvikekoneita ja -kuljettimia sekä tehtaiden laserkeilausta ja maanmittausta. Yrityksessä on aiemmin toimittu sanallisella ohjeistuksella, jossa johto ja vanhemmat työntekijät opastavat työn kulun ja työkalujen käytön, mutta viimeaikainen kasvu yrityksessä on korostanut tarvetta kirjalliselle ohjeistukselle. Aloituspalavereiden jälkeen ohjeistuksen sovittiin sisältävän seuraavat osakokonaisuudet: yrityksen työkalujen perehdytys, ohjeistus projektien kulusta sekä tietoturvallisuusohjeistuksen. Projektiohjeistuksen tukena sovittiin myös käytettävän ISO 9001 -standardia, jota hyödynnettiin ohjeistuksien sisällön laadinnassa.

Ohjekirjan sisäiseksi nimeksi annettiin ”Menettelyohjeet”. Sen laatiminen aloitettiin tutkimalla ISO 9001 -laatustandardia, keskustelemalla tietoturvaohjeistuksen luomisesta yrityksen tietohallintapäällikön kanssa ja aihekohtaisesti tilaajan kanssa. Tällä tutkimuksella ja keskusteluilla konseptoitiin menettelyohjeiden sisältö, minkä pohjalta luotiin ensimmäinen versio dokumentista. Ensimmäinen versio jaettiin koko yrityksen henkilöstölle luettavaksi palautteen keräämistä varten ja palautteen pohjalta menettelyohjeita tarkennettiin ja korjailtiin kehitettäväksi havaittuja osioita.

Valmiit menettelyohjeet ovat sivumäärältään 51 sivua, joista kaksi on projekti- ja laatuohjeille, yksi tietoturvaohjeistukselle ja 43 työohjeille. ISO 9001 -standardin vaatimukset huomioitiin projekti- ja laatuohjeistuksessa suunnittelemalla työnteolle ja viestinnälle selkeitä prosesseja. Yrityksen tietohallintopäällikkö loi ohjeistuksen tietoturvakäytännöistä, joka sisällytettiin menettelyohjeisiin. Työohjeet selostavat yksityiskohtaisesti ja tarjoavat esimerkkejä ruutukaappauksilla yrityksen työkalujen, kuten Inventtorin, Vaultin ja Severan, käytöstä.

Tilaaja oli hyvin tyytyväinen luotuun ohjeistukseen. Kuitenkin kehitystä yrityksen sisäiseen ohjeistukseen ja laatujärjestelmään on vielä tehtävä. Joitakin kehityskohteiden ideoita ohjeistukseen ovat muun muassa eri ohjeiden kategorioiden jako erillisille dokumenteille ja tallennus selkeään kansiorakenteeseen sekä uusien yksityiskohtaisempien ohjeiden laatiminen, kuten projektikäsikirja, suunnittelukäsikirja ja materiaopas.