Research on Improving Communication and Visual Communication in an Organization

Abstract

The thesis is about how internal communication and visual communication works within an organization and specifically between the engineering- and the production department. The purpose of this thesis was to investigate the possibilities of improving the internal communication and if this can be achieved through using more visual communication tools in the communication processes. The purpose of this thesis was also to investigate the possibilities of implementing a BIM model in work processes. The aim with this thesis was to investigate possible issues in the current communication processes and analyse what these issues depends on as well as investigate the challenges and possibilities with using a BIM methodology. The thesis also provides proposals on how to achieve an improved quality on the internal communication.

The methods used in the thesis was literature studies as a base for the theoretical framework for the later studies. The literature studies were based on earlier research on communication, management, organization change processes and organizational culture. The literature studies were also based on earlier research on BIM methodology, BIM implementation and BIM technology. Thereafter there were qualitative interviews with nine individuals, these individuals were both from inside the organization as well as from outside.

Some issues in the internal communication in the organization were identified. The employees are experiencing issues with communicating between each other and between departments, aspects of the communication process are left out or not being handled properly. It also turns out that the employee’s see visual communication as a highly beneficial tool in the communication process and by using this it is easier to grasp what is being communicated between each other. The analysis also points out that there are possibilities of implementing BIM in work processes and that this can possibly be done either through the current tool that the organization has in use or through implementing a completely new tool.

Detta examensarbete handlar om hur intern kommunikation och visuell kommunikation fungerar inom en organisation och specifikt mellan ingenjörs- och produktionsavdelningen. Syftet med detta examensarbete är att undersöka möjligheterna med att förbättra den interna kommunikationen och om detta kan uppnås genom att använda mer visuella kommunikationsverktyg i kommunikationsprocesserna. Syftet med detta examensarbete är också att undersöka möjligheterna med att implementera en BIM-modell i arbetsprocesser. Syftet med detta examensarbete är att undersöka möjliga frågeställningar i nuvarande kommunikationsprocesser och analysera vad dessa frågor beror på samt att undersöka utmaningarna och möjligheterna med att använda en BIM-metodik. Avhandlingen ger också förslag på hur man kan uppnå en förbättrad kvalitet på den interna kommunikationen.

De metoder som användes i avhandlingen var litteraturstudier som bas för det teoretiska ramverket för de senare studierna. Litteraturstudierna bygger på tidigare forskning om kommunikation, ledning, organisationsförändringsprocesser och organisationskultur. Litteraturstudierna baserades också på tidigare forskning om BIM-metodik, BIM-implementering och BIM-teknik. Därefter gjordes kvalitativa intervjuer med nio personer, dessa personer kom både inifrån organisationen och utifrån.

I avhandlingsanalysen visar det sig att den interna kommunikationen i organisationen har vissa problem. Medarbetarna upplever problem med att kommunicera mellan varandra och mellan avdelningar, aspekter av kommunikationsprocessen utelämnas eller hanteras inte korrekt. Det visar sig också att medarbetaren ser visuell kommunikation som ett mycket användbart verktyg i kommunikationsprocessen och genom att använda detta är det lättare att förstå vad som kommuniceras mellan varandra. Analysen pekar också på att det finns möjligheter att implementera BIM i arbetsprocesser och att detta möjligen kan göras antingen genom det nuvarande verktyg som organisationen har i bruk eller genom att implementera ett helt nytt verktyg.

Opinnäytetyössä kerrotaan, miten sisäinen viestintä ja visuaalinen viestintä toimivat kohdeorganisaation sisällä ja erityisesti suunnittelu- ja tuotanto-osastojen välillä. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia mahdollisuuksia parantaa sisäistä viestintää ja voidaanko tätä saavuttaa käyttämällä enemmän visuaalisia viestintävälineitä viestintäprosesseissa. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on myös tutkia mahdollisuuksia tietomallin toteuttamiseen työprosesseissa. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia mahdollisia ongelmia ajankohtaisissa viestintäprosesseissa ja analysoida, mistä nämä ongelmat johtuvat, sekä tutkia tietomallien käytön haasteita ja mahdollisuuksia. Opinnäytetyö tarjoaa myös ehdotuksia sisäisen viestinnän laadun parantamiseksi.

Opinnäytetyössä käytetyt menetelmät olivat kirjallisuustutkimuksia pohjana myöhempien tutkimusten teoreettiselle viitekehykselle. Kirjallisuustutkimukset perustuvat aikaisempaan viestintää, johtamista, organisaatiomuutosprosesseja ja organisaatiokulttuuria koskeviin tutkimuksiin. Kirjallisuustutkimukset perustuivat myös aikaisempiin tutkimuksiin BIMmetodologiasta, BIM-toteutuksesta ja BIM-teknologiasta. Myöhemmin laadullisia haastatteluja tehtiin yhdeksän henkilön kanssa, jotka tulivat sekä organisaation sisältä että ulkopuolelta.

Analyysi osoittaa, että organisaation sisäisessä viestinnässä on tiettyjä ongelmia. Työntekijöillä on ongelmia keskenään ja osastojen välisessä kommunikaatiossa, viestintäprosessin näkökohtia ei jätetä huomiotta tai käsitellä oikein. Osoittautuu myös, että työntekijä näkee visuaalisen viestinnän erittäin hyödyllisenä työkaluna viestintäprosessissa ja sitä käyttämällä olisi helpompi ymmärtää, mitä keskenään viestitään. Analyysi osoittaa myös, että tietomallin käyttöönottoon työprosesseissa on mahdollisuuksia ja se voidaan mahdollisesti tehdä joko organisaation nykyisen työkalun kautta tai ottamalla käyttöön kokonaan uusi työkalu.