Digitalisaatio materiaalin omavaraisuuden ja hankintatoimen kehittämisessä

Abstract

Tämä kehittämistyö toteutettiin Puolustusvoimien logistiikkalaitokselle. Työn tavoitteena oli selvittää teoreettiset ja käytännön mahdollisuudet hyödyntää automaation tukemaa tilausmenettelyä materiaalin omavaraisuuden kehittämisessä sekä selvittää ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen mahdollisuudet osana materiaalin hankintaprosessia. Työn tarkoitus oli ratkaista käytännössä havaittuja ongelmia kuten materiaalihankinnan sisäiset viiveet, kunnossapitotoiminnassa esiintyvät materiaalipuutteet sekä henkilöstön työajan kohdentuminen liikaa hankintatoimeen.

Työssä käytettiin konstruktiivista tutkimusotetta ja tutkimuksen toteuttamisen menetelminä käytettiin havaintoja, kirjallisten dokumenttien keräämistä sekä osallistumista kokouksiin ja muuhun jokapäiväiseen toimintaan.

Työssä tutkittiin eri varastonohjauksen menetelmiä ja sitä, miten ne on otettu käyttöön Puolustusvoimien varastonhallintaohjelmistoissa. Hankinnan tehostamista tarkasteltiin varastonhallintaohjelmistojen automaattisten toimintojen kautta ja etsittiin keinoja, miten ne saadaan tehokkaammin tukemaan hankintaprosessia. Ohjelmistorobotiikan potentiaalia tarkasteltiin osana automaattista tilausmenettelyä suorittamaan työvaiheita, jotka ovat toistuvia ja selkeästi määriteltyjä.

Työn tuloksena hankintaprosessi osoitettiin soveltuvan lähes kokonaan automatisoitavaksi käyttämällä varastonhallintaohjelmiston tilauspistettä käynnistämään ohjelmistorobotin avustama hankinta. Varastonhallintaohjelmiston todettiin myös mahdollistavan, pienillä muutoksilla, tilauspisteeseen perustuvien hankintaehdotuksien luomisen ennakkoon kulutushistorian avulla ja hankintaehdotuksien yhdistelemisen. Materiaalisen omavaraisuuden kehittämiseksi löydettiin useita mahdollisia keinoja varastonohjauksen ja nimikkeiden luokittelun avulla.

Kehittämistyön rajaus kulutusmateriaaliin helpotti osaltaan ohjelmistorobotin soveltuvuuden arviointia, koska hankintalain edellyttämä julkisten hankintojen kilpailutus kyetään toteuttamaan kevyesti. Tulevaisuudessa järjestelmäintegrointi voisi mahdollistaa esimerkiksi dynaamisen hankintajärjestelmän hyödyntämisen osana materiaalin tehokasta kilpailuttamista, joka mahdollistaa automaattisen tilausmenettelyn laajentamisen.

This Master´s Thesis was made for the Finnish Defence Forces Logistics Command. The aim of the study was to find ways to improve material security of supply and to study ways to increase the performance of purchasing material by using RPA (Robotic Process Automation). Constructive research approach was used.

Purchasing material using RPA was limited to general use consumables only. General use consumables are considered essential to maintain variety of military systems and are rather inexpensive. In many cases the purchasing process is time consuming, and it increases the overall cost of the material. By automating even part of the process it is possible to lower the costs and increase the material security of supply.

Study focused on different inventory management technics and how those are implemented into to a Defence Forces WMS (Warehouse Management System). Automation built into a WMS was studied and its possibilities to increase the performance of material purchase. RPA was studied to perform simple tasks that are straight forward and repetitive.

As a result, the purchase of consumables was discovered suitable for RPA by using a reorder point (ROP) at the WMS to trigger the purchasing process. From the WMS, with minor changes, it was also discovered to be possible to create a purchase order in advance based on material consume history. This enables combining the purchase orders of the same supplier to lower the overall price of the material. To improve material security of supply multiple solutions were discovered. By using technics like FIFO (First in First Out) throughout the warehousing and by tracking the expiration date on the products will help to ensure desired quality on the items. By categorizing and grouping the items it is possible to lower the costs of warehousing and focus on the items that are the most important for material security of supply.

In future, the DPS (Dynamic Purchasing System) may enable more flexible bidding of different material and make it possible to automate the purchasing process also for more expensive material.