Ostolaskujen käsittelyprosessin kehittäminen : K-Patents Oy

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on case-yrityksen ostolaskujen käsittelyprosessi ja sen tehostaminen hyödyntäen sähköistämisen tuomia mahdollisuuksia. Kehittämistehtävän tavoitteena on kehittää ja tehostaa nykyista ostolaskuprosessia, analysoida case-yrityksen nykyistä käsittelyprosessia ja valmiutta siirtyä sähköiseen ostolaskukäsittelyyn. Kehittämistehtävässä pyritään myös selvittämään mahdollisia hyötyjä ja haittoja, mitä aiheutuu uusien sähköisten toimintojen käyttöönotosta. Opinnäytetyön tavoitteena oli tehostaa laskujen kierrätystä. Tavoitteena oli myös selvittää laskujen kierrätyksen ongelmakohtia, sekä yksinkertaistaa prosessia. Yhtenä tavoitteena oli myös lyhentää laskujen kierrätysaikaa. Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään sähköistä taloushallintoa, taloushallinnon prosesseja, ostoreskontraa sekä laskutusta ja ostolaskujen sähköisiä vastaanottotapoja. Empiirinen osio on toteutettu kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tiedonkeruu on toteutettu osallistuvalla havainnoinnilla ja käyttämällä hyväksi omia kokemuksia yrityksessä, sekä tarkkailemalla ihmisten toimintaa. Tutkimuksen tuloksena syntyi uusi prosessikaavio ostolaskujen kierrätystä sekä yritykselle suunnattu taloushallinnon ohjeistus ostolaskujen käsittelystä. Toimeksiantajayrityksen tämänhetkisen ostolaskuprosessin yksityiskohtaisen arvioinnin jälkeen tuli ilmi, että prosessissa on paljon kehitettävää. Siirtymällä sähköiseen ostolaskujärjestelmään laskun kierto nopeutuu ja laskujen käsittelystä tulee huomattavasti tehokkaampi. Ostolaskun käsittelyaika ja kierrätysaika nopeutuu ja prosessista tulee hyvin automaattinen ja täten nopea.