IT-yrityksen työntekijöiden sovellusten käyttöön liittyvien haasteiden kartoitus
Kaustinen, Henri (2022)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022081719500
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022081719500
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä kartoitimme, millaisia sovellusten käyttöön liittyviä haasteita erään keskisuuren IT-yrityksen työntekijöillä oli. Yritys toimittaa paikantavia turva- ja viestintäjärjestelmiä sekä älykkäitä hoivaratkaisuja. Opinnäyte on kyselytutkimus. Kysely toteutettiin parityönä ja muu opinnäytetyö yksilötyönä. Tietoperustassa on taustatietoa kyselyssä käsiteltävistä ohjelmistoista, joita olivat ennen kaikkea Chromebook -tietokoneilla käytettävä Chrome OS -käyttöjärjestelmä, Google Workspace -ohjelmisto sekä muita verkkosovelluksia.
Kyselyn tavoitteena oli saada täsmällistä sekä kuvaavaa tietoa, millaisia tutkittavana olevan yrityksen työntekijöiden kokemat haasteet olivat. Toimeksiantajalta saatiin lista sovelluksista ja niihin liittyvistä asioista, joista tietoa haluttiin saada. Kysymykset jaettiin eri aihealueisiin, joita olivat: laitteet ja tiedostojen hallinta, tietoturva, tiedonhaku, työvälineohjelmat ja viestintä. Tietoturva käsitti järjestelmien ja sovellusten päivittämistä. Lopuksi esitettiin kysymyksiä perehdytyksestä sekä toivomuksia lisäkoulutuksen sisällöstä. Osa kysymyksistä näytettiin vastaajille sen mukaan, miten hän vastasi edellisiin. Kysymysten mahdollinen määrä oli väliltä 33–108, joista avoimia oli 3–8 ja loput monivalintoja. Kysely toteutettiin Webropol -verkkosovelluksella. Kysely toteutettiin suomeksi ja englanniksi.
Vastauksia saatiin 24 kappaletta, jotka edustivat hieman vajaata puolta työntekijöistä. Tuloksia käsiteltiin anonyymeinä. Vastaajat kokevat osaavansa käyttää eri sovellusten toimintoja pääosin vähintäänkin riittävän hyvin. Useita haasteita kuitenkin löydettiin. Laitteiden hallinnassa eniten haasteita kysytyistä asioista oli videon tallentamisessa näytön sisällöstä sekä kuvakaappausten ja videoiden muokkaamisessa erityisesti tietokoneella, mutta myös puhelimella. Järjestelmä- ja sovelluspäivitysten nopeaa päivittämistä suurin osa pitää erittäin tärkeänä ja suurin osa vastaajista myös tekee nuo päivitykset kohtuullisena pidettävissä ajassa. Tiedon jakaminen osataan pääosin vähintäänkin riittävän hyvin. Google Cloud Search -sovelluksella haasteita oli haun rajaamisessa tiedostotyypin mukaan. Työvälinesovelluksissa suhteellisesti eniten haasteita on sovellusten ODOO, Google Slides ja -Sheets sekä Lucid Chart käytössä. Viestintäsovellusten käytössä ei haasteita sitävastoin juurikaan ole. Eniten lisäkoulutusta toivottiin sovelluksista Google Sheets ja -Keep sekä Asana.
Tutkielmassa saatuja tietoja voidaan käyttää esimerkiksi yrityksen lisäkoulutuksen tai perehdytyksen arviointiin ja suunnitteluun sekä mahdollisen jatkotutkimusten kehittämiseen. Näiden sisällöksi tai painopisteiksi voisivat sopia tässä tutkimuksessa eniten haasteita tuottaneet sovellukset ja toiminnot.
Kyselyn tavoitteena oli saada täsmällistä sekä kuvaavaa tietoa, millaisia tutkittavana olevan yrityksen työntekijöiden kokemat haasteet olivat. Toimeksiantajalta saatiin lista sovelluksista ja niihin liittyvistä asioista, joista tietoa haluttiin saada. Kysymykset jaettiin eri aihealueisiin, joita olivat: laitteet ja tiedostojen hallinta, tietoturva, tiedonhaku, työvälineohjelmat ja viestintä. Tietoturva käsitti järjestelmien ja sovellusten päivittämistä. Lopuksi esitettiin kysymyksiä perehdytyksestä sekä toivomuksia lisäkoulutuksen sisällöstä. Osa kysymyksistä näytettiin vastaajille sen mukaan, miten hän vastasi edellisiin. Kysymysten mahdollinen määrä oli väliltä 33–108, joista avoimia oli 3–8 ja loput monivalintoja. Kysely toteutettiin Webropol -verkkosovelluksella. Kysely toteutettiin suomeksi ja englanniksi.
Vastauksia saatiin 24 kappaletta, jotka edustivat hieman vajaata puolta työntekijöistä. Tuloksia käsiteltiin anonyymeinä. Vastaajat kokevat osaavansa käyttää eri sovellusten toimintoja pääosin vähintäänkin riittävän hyvin. Useita haasteita kuitenkin löydettiin. Laitteiden hallinnassa eniten haasteita kysytyistä asioista oli videon tallentamisessa näytön sisällöstä sekä kuvakaappausten ja videoiden muokkaamisessa erityisesti tietokoneella, mutta myös puhelimella. Järjestelmä- ja sovelluspäivitysten nopeaa päivittämistä suurin osa pitää erittäin tärkeänä ja suurin osa vastaajista myös tekee nuo päivitykset kohtuullisena pidettävissä ajassa. Tiedon jakaminen osataan pääosin vähintäänkin riittävän hyvin. Google Cloud Search -sovelluksella haasteita oli haun rajaamisessa tiedostotyypin mukaan. Työvälinesovelluksissa suhteellisesti eniten haasteita on sovellusten ODOO, Google Slides ja -Sheets sekä Lucid Chart käytössä. Viestintäsovellusten käytössä ei haasteita sitävastoin juurikaan ole. Eniten lisäkoulutusta toivottiin sovelluksista Google Sheets ja -Keep sekä Asana.
Tutkielmassa saatuja tietoja voidaan käyttää esimerkiksi yrityksen lisäkoulutuksen tai perehdytyksen arviointiin ja suunnitteluun sekä mahdollisen jatkotutkimusten kehittämiseen. Näiden sisällöksi tai painopisteiksi voisivat sopia tässä tutkimuksessa eniten haasteita tuottaneet sovellukset ja toiminnot.