Contingency Planning for Product Prioritization and Selecting Appropriate Mitigation Approach

Abstract

Tuotteiden jatkuvuussuunnittelu on osa yrityksen riskienhallintastrategiaa. Tämän insinöörityön tarkoituksena oli kehittää standardoitu prosessi tuotteiden priorisoimiseksi ja sopivan mitigaatiovaihtoehdon valitsemiseksi pidemmän tuotantokatkoksen sattuessa. Suunnittelulla pyritään estämään lääkkeiden mahdolliset toimituskatkokset jälleenmyyjiltä ja loppukäyttäjiltä.

Työssä arvioitiin tuotteen merkitystä eri näkökulmista. Liiketoiminnallisen merkityksen lisäksi muita huomioitavia näkökohtia olivat terapeuttinen tärkeys ja viranomaisvaatimukset, tarkemmin kuvailtuna velvoitevarastointi. Kaikilla tuotteilla ei tarvitse olla samantasoista jatkuvuussuunnitelmaa, joten tuotepriorisointi auttaa keskittymään kaikkein tärkeimpiin tai kohtalaisen arvotuskertoimen tuotteisiin. Lisäksi tuotteen tärkeyttä määritettäessä otettiin huomioon myös tuotteiden ennustettavuus ja kysyntä, joiden avulla valittiin tuotteelle sopiva mitigaatiovaihtoehto. Tuotteille ei ollut vain yhtä oikeaa sopivaa mitigaatiovaihtoehtoa, vaan sopiva vaihtoehto riippui tuotteen tyypistä, tärkeydestä, ennustettavuudesta ja kysynnästä. Lähestymistavat vaihtelivat ketterän toimitusstrategian ja varastoinnin välillä.

Tässä opinnäytetyössä toteutetut tutkimusmenetelmät olivat kvalitatiivisia haastatteluja sekä työpajoja. Tutkimusmetelmissä käytettiin ”applied research” -tyyliä. Haastatellut henkilöt olivat eri sidosryhmien edustajia, jotka olivat lähimpänä tämän opinnäytetyön kontekstia. Kehitettyä prosessia suunniteltiin eri työpajoissa eri sidosryhmän edustajien kanssa. Haastatteluiden lisäksi tietoa kerättiin alan kirjallisuudesta sekä artikkelijulkaisuista.

Työn tuloksena syntyi standardoitu prosessikaavio, jonka avulla yritys voi ennalta määritettyjen näkökulmien perusteella arvioida tuotteen tärkeyttä ja valita sopiva mitigaatiovaihtoehto tuotteelle. Tuotteita priorisoimalla yritys voisi kohdentaa resursseja jatkuvuussuunnittelua tärkeimpiin tuotteisiin.

Product contingency planning is a part of the risk management strategy of the case company, and the purpose of this thesis was to develop a standardized process for product prioritization and selecting appropriate mitigation approach in case of longer-term manufacturing unavailability. With the planning, the objective is to prevent potential medicine outages from retailers and end users.

In the thesis, the product importance was evaluated from different aspects. In addition to business significance aspect, other aspects that were considered were therapeutic importance and regulatory requirements, and more specifically, obligation storage. Not all the products must have the same level backup plan, so assessing product priority helps focusing on the most or moderately important products in more specific. In addition, from determining product importance, the predictability and demand of the products to help selecting appropriate mitigation approach was also considered. There was no “one-size-fits-all” solution, but the appropriate approach depends on the product’s type, importance, predictability and demand. The approaches variated between agile supply strategy and stockpiling.

This thesis is based on qualitative interviews, workshops applied research. The interviewees were from different stakeholder groups’ representatives who are closest to the context of this thesis. The developed process was contemplated in the workshop with different stakeholder groups’ representatives. Available knowledge and best practices were searched from the literature in the field and from article publications.

The outcome of this thesis was a standardized process chart whereby the company can assess, based on predefined aspects, the product priority and select an appropriate mitigation approach for different products. With prioritizing the products, the company can prioritize resources for most important products to advance their contingency planning.