Virtuaaliset työtilat toiminnan kehittämisessä : Case: Oulun kaupunki

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää Oulun kaupungin virtuaalisten työtilojen ylläpitäjien suhtautuminen uusiin virtuaalisiin työtiloihin sekä saada vastaus kysymykseen, hyödyntävätkö he työtilojaan tarpeeksi. Toimeksiantajana toimi Oulun kaupunki, joka otti SharePoint 2013:n käyttöön joulukuussa 2013. Sekä Oulun kaupungin intranet että virtuaaliset työtilat ovat rakennettu SharePointilla.

Tutkimuksen teoriaosuus koostuu yrityksen sisäisestä viestinnästä, jossa käydään läpi yleisiä asioita viestinnästä ja sen tarkoituksesta. Seuraavaksi tulee kattava selvitys virtuaalisista työtiloista ja niiden hyödyistä sekä SharePoint 2013 – teknologiasta. Tietoperustan jälkeen käydään läpi Oulun kaupungin työtiloja ja verrataan niiden käyttöä aikaisempaan tietoperustaan.

Opinnäytetyö tehtiin kvantitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen. Kysely lähetettiin Oulun kaupungin virtuaalisten työtilojen omistajille. Kyselyn vastauksia peilattiin olemassa olevaan viitekehykseen.

Kyselyn vastauksista näkyi selvästi, että työtilan omistajat eivät olleet ehtineet tutustua kunnolla uuteen teknologiaan. Osa vastaajista suhtautui innokkaasti tulevaisuuteen ja työtilojen tuomiin mahdollisuuksiin, osa vastaajista piti työtiloja sekavina ja vaikeakäyttöisinä. Työtilojen tarkoituksia on mm. vähentää sähköpostia ja kokouksiin käytettävää aikaa. Oulun kaupungissa on päästy hyvään alkuun: suurin osa vastaajista kertoi sähköpostin vähenevän työtiloja käyttämällä. Myös kokousajan ja -määrän vähentyminen työtilojen avulla on lähitulevaisuudessa mahdollista.

The purpose of the thesis was to examine the attitudes of virtual workspace administrators to new virtual workspaces and also to answer the question, whether they utilize virtual workspaces enough. This thesis was commissioned by the city of Oulu which implemented the SharePoint 2013 in De-cember 2013. Both, the intranet and virtual workspaces are created whit SharePoint technology.

The theoretical part consists of the company´s internal communications, including its purpose and other the general communication issues. Next comes a comprehensive review of virtual workspaces and their benefits as well as a review of the technology of Share Point 2013. After the theoretical part, this thesis deals whit the virtual workspaces in the city of Oulu, and compares the use of them with previous theoretical background.

Quantitative research method was used in this thesis. The questionnaire was sent to the administra-tors of virtual workspaces in the city of Oulu. The answers of questionnaire were compared to the existing theoretical framework.

The answerers of questionnaire clearly show that administrators of virtual workspaces had not yet got to know the new technology. Some of the respondents are enthusiastic about the future and the opportunities of virtual workspaces. Some of respondents were not that enthusiastic because, in their opinion, virtual workspaces are confusing and difficult to use. One purpose of the virtual workspaces is to reduce the number of emails and time spent in meetings. The city of Oulu has had a good start: most of respondents said that the number of emails is going to decrease because of virtual work-spaces. In addition, the time spent in meetings time and the number of them will decrease in the near future.