Budjetointiprosessin kehittäminen : Vantaan Voimisteluseura ry

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli perehtyä Vantaan Voimisteluseura ry:n budjetointiprosessiin ja laatia seuran käyttöön budjetointiohje. Ohjeen tavoitteena oli tehostaa ja kehittää seuran budjetointiprosessia. Tavoitteena oli myös lisätä työntekijöiden tietoisuutta seuran budjetoinnista.

Toiminnallisen osuuden toteuttamista varten koottiin työn teoreettinen viitekehys. Opinnäytetyössä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Koska toimeksiantaja oli urheiluseura, viitekehyksessä käytiin aluksi läpi yhdistystoiminnan teoriaa. Lisäksi työssä käsiteltiin taloushallinnon prosesseista budjetointia keskittyen yhdistystoiminnan kannalta oleellisiin seikkoihin. Budjetoinnista käytiin läpi muun muassa budjetointijärjestelmä ja eri budjetointimenetelmät sekä -tavat. Näiden lisäksi esiteltiin myös budjetointiprosessi ja sen eri työvaiheet.

Työn tärkeimpänä tuloksena syntyi Vantaan Voimisteluseuralle budjetointiohje kehitysehdotuksineen. Ohjetta laatiessa pyrittiin selkeään ulkoasuun ja prosessinomaiseen rakenteeseen. Näin menetellen ohjeesta saatiin mahdollisimman selkeä ja johdonmukainen tietopaketti. Ohjeen avulla seuran budjetointiin osallistuvat työntekijät saavat lisätietoa budjetoinnista ja prosessin toteutuksesta Vantaan Voimisteluseurassa.

Vantaan Voimisteluseuran budjetointiin perehdyttäessä ja ohjetta laadittaessa kävi ilmi, että seuran käytössä olevat budjetoinnin Excel-taulukkopohjat ovat liian monimutkaisia ja kuormittavia käyttää. Näin ollen niitä tulee yksinkertaistaa ja keventää. Selkeäksi kehityskohteeksi osoittautui myös puuttuvan budjettiseurannan suunnittelu ja toteuttaminen. Budjettiseurannan avulla seura hyötyisi budjetoinnista parhaalla mahdollisella tavalla. Tällöin budjetti toimisi arjen työkaluna, jolla voitaisiin valvoa ja ohjata seuran toimintaa. Seuralla ei myöskään ollut käytössä kassabudjettia, jonka laatiminen kuitenkin helpottaisi huomattavasti kassavirran seurantaa.

The purpose of the functional thesis was to study the budgeting process of the Vantaa Gymnastics Club and draw up budgeting instructions for the society. The aim of the in-struction was to boost and to improve the budgeting process of the association. One of the objectives was also to increase the awareness of budgeting process among employees.

Theoretical frame of reference for the study was compiled to carry out the functional part of the study. Qualitative research methodology was utilized in this study. As the client is a sports club, theory of the workings of a society was the first issue to be investigated. The study’s frame of reference also treated budgeting, with focus on the relevant issues re-garding the functioning of a club. The aspects of budgeting that were treated included budgeting systems as well as various budgeting methods and policies. The budgeting pro-cess and its various steps were also presented.

The most notable result from the study was the budgeting instructions for the Vantaa Gymnastics Club accompanied with improvement suggestions. Clear layout and process-like structure were used as guidelines when composing the instructions, with the end result being a very clear and logical body of knowledge. The people responsible for drawing up the club’s budget can use the instructions to gain information about budgeting and about the implementation of the budgeting process at the Vantaa Gymnastics Club.

When studying the Vantaa Gymnastics Club’s budgeting and composing the instructions, it was discovered that the MS Excel budgeting templates the club was using as budgeting tools were too complicated and difficult to use. Therefore these MS Excel templates have to be unified and simplified. It was discovered that the budget had no budget follow-up, so planning and implementing budget follow-up was another obvious target for improvement. Budget follow-up would help the club to reach maximum benefits from budgeting. The budget would serve as an everyday tool that can be used to supervise and guide the club’s activities. The club also did not have a cash budget; drawing up a cash budget would greatly facilitate the supervision of the club’s cash flow.