Kohti sähköistä ostolaskutusta : sähköisen ostolaskutuksen käyttöönotto ja kierrätys

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on tutkia sähköisen ostolaskutuksen käyttöönottoa ja kierrätystä Tili- ja toimistopalvelu Zoom Oy:ssä sekä tilitoimiston että asiakasyrityksen kohdalla. Tavoitteena on tutkia sähköisen ostolaskutuksen käyttöönoton ja kierrätyksen hyötyjä.

Opinnäytetyö on kvalitatiivinen tapaustutkimus. Opinnäytetyön teoriaosuus rakentuu kirjanpitolaista ja sitä täydentävistä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeista sekä sähköistä taloushallintoa käsittelevästä kirjallisuudesta ja artikkeleista. Opinnäytetyön empiriaosuus koostuu haastattelun tuloksista tukeutuen Fivaldi -taloushallinto-ohjelmiston sähköisen ostolaskutuksen käyttöönotto ja kierrätys –oppaaseen.

Sähköiseen ostolaskutukseen siirtyminen ei vaadi paljon tilitoimistolta, sillä heillä käytössään olevan taloushallinto-ohjelmisto mahdollistaa sekä osittaisesti että kokonaan siirtymisen sähköiseen taloushallintoon. Asiakasyrityksen kohdalla tarvitaan vain internet-yhteys sekä tunnukset taloushallinto-ohjelmistoon, jotta he voivat käydä hyväksymässä ostolaskut.

Sähköinen ostolaskutus helpottaa sekä tilitoimiston että sen asiakasyrityksen työtä. Tilitoimiston osalta se helpottaa siten, että kirjanpitäjän työmäärä jakaantuu tasaisemmin, kirjanpito on ajan tasalla ja raportointi nopeutuu. Asiakasyrityksen työ helpottuu siten, että heidän ei tarvitse huolehtia postitse ostolaskuja tilitoimistoon, ostolaskujen hyväksyminen käy nopeasti tietokoneella ja oman toiminnan seuraaminen nopeutuu.

The aim of this thesis is to examine the implementation and circulation of electronic purchase invoicing in an Accounting and Office Service company called Zoom Oy from the point of view of the accounting company and its client company. The aim is to examine benefits of implementation and circulation of electronic purchase invoicing.

The thesis was carried out as a qualitative research and a case research. The theoretical part of the thesis is built on the bookkeeping law, the general guidelines given by the bookkeeping board and the literature and the articles dealing with electronic financial administration. The empirical part of the thesis draws from the answers of the interview drawing on the guidelines of the implementation and the circulation given by Fivaldi.

Transfering to electronic purchase invoicing does not require much from the accounting company because the financial administration programme, which they have, enables tranfering to partial or totally electronic financial administration. The employees in the client company only need the Internet connection and passwords to access the financial administration programme for accepting the purchase invoices.

Electronic purchase invoicing facilitates the work in the accounting company and also the work in the client company. It facilitates bookkeepers’ work by sharing the workload, making the bookkeeping up the date and accelerating the reporting. In the client company, the employees no longer need to take care of sending the purchase invoices to the accounting company, it is easy and quick to approve the purchase invoices in the computer and controlling of their own business is accelerated.

Keywords: accounting, electronic invoicing, electronic financial administration, accounting companies