Verkkolaskuihin siirtyminen toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin verkkolaskutusta ja sen käyttöönottoa yrityksessä. Työn toimeksiantajana oli Taukokangas Oy, joka on hoito-, asumis- ja kuntoutuspalveluja tarjoava yritys. Taukokangas Oy halusi tietoa verkkolaskuista ja niiden mahdollisesta käyttöönotosta. Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli tietoperusteen avulla selvittää miten toimeksiantajan kannattaa toimia ja mitä kaikkea sen tulee ottaa huomioon sähköiseen laskutukseen siirtyessään.

Tietoperusteessa käsitellään verkkolaskua, verkkolaskuoperaattoreita, verkkolaskun formaatteja, sähköisten osto- ja myyntilaskujen käsittelyä ja sähköistä arkistointia. Tietoperustassa on myös selvitetty mitä vaiheita verkkolaskutuksen käyttöönottamiseen liittyy ja mahdollisia ongelmia verkkolaskutukseen siirtymisessä. Tietoperusta on koottu ajankohtaisesta lähdekirjallisuudesta, artikkeleista ja oppaista.

Toimeksiantajayrityksen kanssa tehtiin selvitys sen mahdollisuuksista ja tarpeista verkkolaskujen käyttöönotossa. Toimeksiantajalla on taloushallinnon ohjelmassaan valmiudet ottaa verkkolaskut käyttöön. Verkkolaskupalveluja tarjoaville operaattoreille tehtiin tarjouspyyntöjä, mutta toimeksiantaja ei vielä tehnyt valintaa operaattorista.

Työn tuloksia voi käyttää hyödyksi, jos toimeksiantaja päättää siirtyä tulevaisuudessa käyttämään verkkolaskuja. Vaikka yrityksen laskumäärä ei ole suuri, on sähköisellä laskutuksella saavutettavissa silti hyötyjä. Verkkolaskutuksen käytön hyödyt myös kasvavat tulevaisuudessa, kun yhä useammalla yrityksellä on valmiudet sähköisten laskujen vastaanottoon ja lähettämiseen.

This Bachelor's thesis examined electronic invoicing and the transition to e-invoicing in a company. The subject of this thesis was assigned by Taukokangas Oy which wanted to acquire information about e-invoicing and its possibilities and requirements in introducing e-invoicing for the company. The theoretical background of this project-based thesis is applied in the client company's case.

The theoretical background discusses e-invoice, e-invoice operators, e-invoice formats, processing steps of electronic purchase and sales invoices and electronic archiving. The theory also examines what steps are included in a company's transition to e-invoicing and the possible difficulties related to the transition. The theoretical background is based on current source books, articles and guide books.

The requirements and possibilities in transition to e-invoicing were studied with the client company. The client company has the software required to implement e-invoicing. Requests for quotations were made to operators which offer e-invoice services, but the client company did not choose any operator at this point.

The client company can benefit from the results of this thesis, if it decides to introduce e-invoicing in the future. Although the number of the company's invoices isn't as large as in some bigger companies, it can still gain some benefits from e-invoicing. The benefits are even more noticeable in the future as more and more companies are able to process electronic sales invoices and purchase invoices.