Esihenkilön perehdytys: työohjeiden laatiminen tehtävistä ja vastuista esihenkilöille laatukäsikirjaan
Tuononen, Sanna-Mari (2022)
Tuononen, Sanna-Mari
2022
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022091520209
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022091520209
Tiivistelmä
Opinnäytetyön yhteistyökumppanina oli TTY Palvelut Oy, ja työn tarkoituksena oli tuottaa esihenkilön työohjeet osaksi yhtiön laatukäsikirjaa. Kehittämistyössä kartoitettiin aluksi kyselyn avulla esihenkilöiden kokemuksia ja kehittämisehdotuksia perehdytyksestä esihenkilön työhön. Tietoja hyödynnettiin sisällön laatimisessa laatukäsikirjaan.
Tutkimus oli laadullinen. Tutkimusaineisto koostui yhtiön esihenkilöiden vastauksista, jotka kerättiin kyselyn avulla. Vastaukset analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä. Tuloksien perusteella koottiin laatukäsikirjaan keskeisimmät työohjeiden sisällöt, jotka tukevat perehdytysprosessia tulevaisuudessa.
Kyselyn mukaan esihenkilön hyvä perehdytys työhön ja sen sisältöihin on tärkeää. Myös perehdytykselle varatun ajan tulee olla tarpeeksi pitkä, koska usein esihenkilön työnkuva kattaa monta eri osa-aluetta, jotka esihenkilön tulisi hallita. Esihenkilöiden työ sisältää paljon aikaa vievää hallinnon puolen kirjallista työtä, ja työn sisältöön kuuluu yksikön toimintaan liittyviä asioita arjen toimivuuden varmistamisen lisäksi. Myös henkilöstöhallinnon sekä talouden asioita tulee yksikön esihenkilön hoidettavaksi, kuten sijaisten etsiminen sairaustapauksissa, sekä budjetin ja hankintojen kuukausittainen seuranta. Näilläkin spesifikaatioilla työ itsessään on jo hyvin monipuolista, mutta pelkästään niihin liittyvien asioiden perehdyttäminen ei vielä ole riittävää, vaan esihenkilö on perehdytettävä sen lisäksi työhyvinvoinnin sisältöihin, työn kehittämiseen ja tiedolla johtamiseen.
Tulokset antavat kokonaiskuvaa esihenkilöiden perehdytyksen haastekohdista, muun muassa perehdytysajan riittämättömyydestä, perehdytysmateriaalin hajallisuudesta ja selkeän perehdytysprosessin puuttumisesta. Mitä paremmin esihenkilöt ovat perehdytetty oman työnkuvansa sisältöihin, ja mitä selkeämmät ohjeet he saavat työnsä toteuttamiseen, sitä helpompi esihenkilöiden on organisoida ja toteuttaa itsensä johtamista omassa työssään. Tässä kehittämistyössä tuotetuilla esihenkilöiden työohjeilla ja perehdytysprosessilla haettiin parannusta ja vastauksia perehdytyksen puutteisiin. Tulokset auttavat työohjeiden ja perehdytysprosessin kehittämistä myös tulevaisuudessa. The partner of the thesis was TTY Palvelut Oy, and the purpose of the thesis was to produce instructions for the introduction of supervisors as part of the company's quality manual. In the development work, a survey was first used to map the supervisors' experiences of and development suggestions for orientation to the supervisor's work. The information was used to compile content for the quality manual.
The study was qualitative. The research material consisted of responses from the company's supervisors, which were collected through a survey. The answers were analyzed by inductive content analysis. Based on the results, the most important contents of the work instructions were compiled into a quality manual, which will support the orientation process in the future.
According to the results of the survey, a proper orientation of the supervisor to the work and its contents is important. The time set aside for the orientation should also be long enough, as often the job description of the supervisor covers many different areas that the supervisor should master. The work of supervisors involves plenty of time-consuming administrative written tasks, and the work includes various issues related to
the operations of the unit in addition to ensuring smooth everyday activities. The supervisor’s responsibilities also consist of personnel management and financial matters, such as finding substitutes employees in case of illness, as well as monthly monitoring of the budget and procurement. Even with these specifications, the work itself is already very versatile, but it is not yet enough to arrange orientation to the above-mentioned issues as the supervisor must also be familiar with well-being at work, work development and knowledge management.
The results create an overall picture of the challenges in orientation of supervisors, including the inadequacy of orientation time, the fragmentation of orientation material, and the lack of a clear orientation process. The better the supervisors are acquainted with the content of their job description, and the clearer the instructions they receive to carry out their work are, the easier it is for the supervisors to organize and implement selfmanagement. The supervisor's instructions and orientation guide produced in this development work sought improvement and answers to the shortcomings of the orientation. The results help to develop instructions and the orientation process in the future as well.
Tutkimus oli laadullinen. Tutkimusaineisto koostui yhtiön esihenkilöiden vastauksista, jotka kerättiin kyselyn avulla. Vastaukset analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä. Tuloksien perusteella koottiin laatukäsikirjaan keskeisimmät työohjeiden sisällöt, jotka tukevat perehdytysprosessia tulevaisuudessa.
Kyselyn mukaan esihenkilön hyvä perehdytys työhön ja sen sisältöihin on tärkeää. Myös perehdytykselle varatun ajan tulee olla tarpeeksi pitkä, koska usein esihenkilön työnkuva kattaa monta eri osa-aluetta, jotka esihenkilön tulisi hallita. Esihenkilöiden työ sisältää paljon aikaa vievää hallinnon puolen kirjallista työtä, ja työn sisältöön kuuluu yksikön toimintaan liittyviä asioita arjen toimivuuden varmistamisen lisäksi. Myös henkilöstöhallinnon sekä talouden asioita tulee yksikön esihenkilön hoidettavaksi, kuten sijaisten etsiminen sairaustapauksissa, sekä budjetin ja hankintojen kuukausittainen seuranta. Näilläkin spesifikaatioilla työ itsessään on jo hyvin monipuolista, mutta pelkästään niihin liittyvien asioiden perehdyttäminen ei vielä ole riittävää, vaan esihenkilö on perehdytettävä sen lisäksi työhyvinvoinnin sisältöihin, työn kehittämiseen ja tiedolla johtamiseen.
Tulokset antavat kokonaiskuvaa esihenkilöiden perehdytyksen haastekohdista, muun muassa perehdytysajan riittämättömyydestä, perehdytysmateriaalin hajallisuudesta ja selkeän perehdytysprosessin puuttumisesta. Mitä paremmin esihenkilöt ovat perehdytetty oman työnkuvansa sisältöihin, ja mitä selkeämmät ohjeet he saavat työnsä toteuttamiseen, sitä helpompi esihenkilöiden on organisoida ja toteuttaa itsensä johtamista omassa työssään. Tässä kehittämistyössä tuotetuilla esihenkilöiden työohjeilla ja perehdytysprosessilla haettiin parannusta ja vastauksia perehdytyksen puutteisiin. Tulokset auttavat työohjeiden ja perehdytysprosessin kehittämistä myös tulevaisuudessa.
The study was qualitative. The research material consisted of responses from the company's supervisors, which were collected through a survey. The answers were analyzed by inductive content analysis. Based on the results, the most important contents of the work instructions were compiled into a quality manual, which will support the orientation process in the future.
According to the results of the survey, a proper orientation of the supervisor to the work and its contents is important. The time set aside for the orientation should also be long enough, as often the job description of the supervisor covers many different areas that the supervisor should master. The work of supervisors involves plenty of time-consuming administrative written tasks, and the work includes various issues related to
the operations of the unit in addition to ensuring smooth everyday activities. The supervisor’s responsibilities also consist of personnel management and financial matters, such as finding substitutes employees in case of illness, as well as monthly monitoring of the budget and procurement. Even with these specifications, the work itself is already very versatile, but it is not yet enough to arrange orientation to the above-mentioned issues as the supervisor must also be familiar with well-being at work, work development and knowledge management.
The results create an overall picture of the challenges in orientation of supervisors, including the inadequacy of orientation time, the fragmentation of orientation material, and the lack of a clear orientation process. The better the supervisors are acquainted with the content of their job description, and the clearer the instructions they receive to carry out their work are, the easier it is for the supervisors to organize and implement selfmanagement. The supervisor's instructions and orientation guide produced in this development work sought improvement and answers to the shortcomings of the orientation. The results help to develop instructions and the orientation process in the future as well.